1. tammikuuta 2022

(A) Tämä Tietosuojapolitiikka

Tämä Tietosuojapolitiikka julkaistaan kunkin niiden Rekisterinpitäjän taholta, jotka on listattu alla olevassa Osiossa (P) (yhdessä "KLDiscovery", "me", "meille" tai "meidän"). Tämä Tietosuojapolitiikka on osoitettu organisaatiomme ulkopuolella oleville yksilöille, joiden kanssa olemme vuorovaikutuksessa, mukaan lukien asiakkaat, yritysasiakkaiden henkilöstö, verkkosivustomme ("Verkkosivustomme") vierailijat, yhteistyökumppanit, toimittajat ja työnhakijat sekä muut Palveluidemme käyttäjät (yhdessä "sinä"). Tarkemmat määritelmät tässä Tietosuojapolitiikassa käytetyistä termeistä on selitetty alla olevassa Osiossa (R). Tämä Politiikka koskee myös läsnäoloamme sosiaalisessa mediassa (katso alta).

Tätä Tietosuojapolitiikkaa voidaan muuttaa tai päivittää ajoittain, jotta se vastaa Henkilötietojesi Käsittelyssä tapahtuvia käytännön muutoksia tai soveltuvassa laissa tapahtuvia muutoksia. Kehotamme sinua lukemaan tämän Tietosuojapolitiikan huolellisesti, ja tarkistamaan säännöllisesti tämän sivun muutoksien varalta, joita saatamme tehdä tämän Tietosuojapolitiikan ehtojen mukaisesti.

KLDiscovery harjoittaa toimintaa seuraavien tuotemerkkien alla: KLDiscovery, Ontrack, Ibas ja ReadySuite.

(B) Henkilötietojesi käsittely

Henkilötietojen kerääminen: Keräämme tai hankimme Henkilötietoja sinusta seuraavista lähteistä:

  • Meille annetut tiedot: Kun olemme sinuun yhteydessä sähköpostitse, puhelimitse tai millä tahansa muulla keinolla tai kun annat meille käyntikorttisi tai kun lähetät työhakemuksen.
  • Suhdetta koskevat tiedot: Kun olemme tavanomaisessa vuorovaikutussuhteessa kanssasi (esim. Henkilötiedot, jotka saamme, kun tarjoamme sinulle tai työnantajallesi Palvelun).
  • Julkaisemasi tiedot: Henkilötiedot, jotka itse päätät julkaista, mukaan lukien sosiaalisessa mediassa julkaisemasi tiedot.
  • Verkkosivuston tiedot: Keräämme tai hankimme Henkilötietoja sinusta vieraillessamme jollakin Verkkosivustollamme, rekisteröityessäsi tai käyttäessäsi mitä tahansa ominaisuutta tai resurssia, joka on saatavilla Verkkosivustollamme tai Verkkosivustomme kautta.
  • Sisältöä ja mainontaa koskevat tiedot: Jos olet vuorovaikutuksessa jonkin kolmannen osapuolen sisällön tai mainoksen kanssa Verkkosivustolla tai kolmannen osapuolen liitännäisten tai evästeiden kanssa, saamme Henkilötietosi kyseisen sisällön tai mainoksen tarjoavalta kolmannen osapuolen palveluntarjoajalta.
  • Kolmannen osapuolen tiedot: Keräämme tai hankimme Henkilötietojasi kolmannelta osapuolelta, joka tarjoaa tietoja meille (esimerkiksi luottotietotoimistoilta tai lainvalvontaviranomaisilta).

Henkilötietojen luominen: Tarjotessamme Palveluita, voimme myös luoda Henkilötietoja sinusta, kuten tilastoja kanssamme käydystä vuorovaikutuksesta ja tilaushistoriasi yksityiskohtia. Saatamme myös yhdistää millä tahansa Verkkosivustollamme tai missä tahansa Palvelussamme käytössä olevat Henkilötiedot eri lähteistä kerättyihin Henkilötietoihin.

Henkilötietoluokat: Henkilötietoryhmät, joita käsittelemme sinusta, sisältävät:

  • Yksilöllisiä tietoja: nimi (nimet); sukupuoli; syntymäaika / ikä; kansalaisuus; ja valokuva.
  • Yhteystietoja: kirjeenvaihto- tai toimitusosoite (esim. palauttaaksesi alkuperäiset media- ja/tai tallennuslaitteet); puhelinnumero; sähköpostiosoite; ja sosiaalisen median profiilien tiedot.
  • Lupatiedot: tiedot kaikista antamistasi luvista antopäivämäärän ja -kellonajan kanssa, luvan antamistapa ja muut asiaan liittyvät tiedot (esimerkiksi luvan aihepiiri).
  • Maksutietoja: ostotiedot; hinnoittelu, laskutustiedot; laskutusosoite; tilinumero tai luottokortin numero; luottokortin tai tilinhaltijan nimi; kortti- tai tiliturvallisuustiedot; kortin voimassaolon alkamispäivä; ja kortin viimeinen voimassaolopäivä.
  • Näkemyksiä ja mielipiteitä: kaikki näkemykset ja mielipiteet, jotka päätät lähettää meille tai julkisesti julkaista sosiaalisen median alustoilla.
  • Työhakuun liittyviä tietoja: kaikenlaiset hakemusasiakirjat, jotka saatat toimittaa (työhistoria, ansioluettelo, pätevyydet, todistukset, suosituskirjeet jne.)
  • Työnantajan tiedot: tapaukset, joissa olet kanssamme vuorovaikutuksessa kolmannen osapuolen työntekijänä; työnantajasi nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite siinä laajuudessa, kuin nämä tiedot ovat merkityksellisiä.
  • Verkkosivustoihimme liittyvät tiedot: laitetyyppi; käyttöjärjestelmä; selaintyyppi; selainasetukset; IP-osoite; kieliasetukset; Verkkosivustolle yhteyden muodostuspäivämäärä ja -kellonaika ja muita teknisiä viestintään liittyviä tietoja (joista jotkin voivat olla Henkilötietoja); käyttäjätunnus; salasana; suojatut kirjautumistiedot; käyttötiedot ja kootut tilastotiedot.

Käsittelytarkoitukset ja oikeusperusta

TarkoitusOikeusperusta
Verkkosivustojen ja Palveluiden tarjoaminen: viestintä kanssasi näihin Verkkosivustoihin ja Palveluihin liittyen.
  • Käsittely on välttämätöntä mihin tahansa kanssamme solmimaasi sopimukseen liittyen tai kanssamme tehtävän sopimuksen valmistelemiseksi tai
  • Meillä on oikeutettu intressi Käsittelyn suorittamiseen Verkkosivustojemme, Sovellustemme, tuotteidemme tai palveluidemme tarjoamiseksi (siinä määrin kuin tällainen oikeutettu intressi ei ole toissijainen omiin intresseihisi, perusoikeuksiisi tai vapauksiisi nähden) tai
  • Olemme saaneet etukäteen suostumuksesi Käsittelylle (tätä oikeusperustaa käytetään vain sellaiselle Käsittelylle, joka on täysin vapaaehtoista – sitä ei käytetä Käsittelylle, joka on jollakin tavalla välttämätöntä tai pakollista).
Liiketoimintamme harjoittaminen: Verkkosivustojemme tai Palveluidemme suorittaminen tai hallinta; sisältöjen tarjoaminen sinulle; mainosten ja muiden tietojen näyttäminen sinulle; sinulle viestiminen ja kanssasi vuorovaikutuksessa oleminen Verkkosivustojemme tai Palveluidemme kautta ja Verkkosivustoihimme tai Palveluihimme tehdyistä muutoksista ilmoittaminen.
  • Käsittely on välttämätöntä mihin tahansa kanssamme solmimaasi sopimukseen liittyen tai kanssamme tehtävän sopimuksen valmistelemiseksi tai
  • Meillä on oikeutettu intressi Käsittelyn suorittamiseen Verkkosivustojemme ja Palveluidemme tarjoamiseksi (siinä määrin kuin tällainen oikeutettu intressi ei ole toissijainen omiin intresseihisi, perusoikeuksiisi tai vapauksiisi nähden) tai
  • Olemme saaneet etukäteen suostumuksesi Käsittelylle (tätä oikeusperustaa käytetään vain sellaiselle Käsittelylle, joka on täysin vapaaehtoista – sitä ei käytetä Käsittelylle, joka on jollakin tavalla välttämätöntä tai pakollista).
Viestintä ja markkinointi: viestintä kanssasi millä tahansa tavalla (mukaan lukien sähköpostitse, puhelimitse, tekstiviestillä, sosiaalisen median kautta, postitse tai kasvokkain) tarjotaksemme sinua mahdollisesti kiinnostavia tietoja, minkä edellytyksenä on aina etukäteen antamasi suostumus sovellettavan lain vaatimassa laajuudessa; Verkkosivustojemme ja Palveluidemme personointi omiin tarpeisiisi; yhteystietojesi säilyttäminen ja päivittäminen tarpeen mukaan; etukäteen antamasi suostumuksen hankkiminen tarpeen mukaan; tarvittaessa tilauksen peruuttamista koskevan toiveesi toteuttaminen ja tallennus.
  • Käsittely on välttämätöntä mihin tahansa kanssamme solmimaasi sopimukseen liittyen tai kanssamme tehtävän sopimuksen valmistelemiseksi tai
  • Meillä on oikeutettu intressi Käsittelyn suorittamiseen ottaaksemme sinuun yhteyttä aina soveltuvan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti (siinä määrin kuin tällainen oikeutettu intressi ei ole toissijainen omiin intresseihisi, perusoikeuksiisi tai vapauksiisi nähden) tai
  • Olemme saaneet etukäteen suostumuksesi Käsittelylle (tätä oikeusperustaa käytetään vain sellaiselle Käsittelylle, joka on täysin vapaaehtoista – sitä ei käytetä Käsittelylle, joka on jollakin tavalla välttämätöntä tai pakollista).
IT-järjestelmien hallinta: viestintä-, IT- ja tietoturva-järjestelmiemme hallinta ja käyttäminen sekä tällaisten järjestelmien tarkistukset (mukaan lukien tietoturvan tarkistukset) ja valvonta.
  • Käsittely on välttämätöntä oikeudellisen velvoitteen noudattamiseksi tai
  • Meillä on oikeutettu intressi Käsittelyn suorittamiseen viestintä- ja IT-järjestelmien hallitsemiseksi ja ylläpitämiseksi (siinä määrin kuin tällainen oikeutettu intressi ei ole toissijainen omiin intresseihisi, perusoikeuksiisi tai vapauksiisi nähden).
Työterveys ja -turvallisuus: terveys- ja turvallisuusarvioinnit sekä tietojen säilyttäminen; toimitilojemme pitäminen turvallisina ja suojattuina; asiaan liittyvien oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen.
  • Käsittely on välttämätöntä oikeudellisen velvoitteen noudattamiseksi tai
  • Meillä on oikeutettu intressi Käsittelyn suorittamiseen turvallisen ympäristön varmistamiseksi omissa toimitiloissamme (siinä määrin kuin tällainen oikeutettu intressi ei ole toissijainen omiin intresseihisi, perusoikeuksiisi tai vapauksiisi nähden) tai
  • Käsittely on välttämätöntä kenen tahansa henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi.
Taloushallinta: myynti; rahoitus; tilintarkastus; alihankkijoiden hallinta. 
  • Meillä on oikeutettu intressi Käsittelyn suorittamiseen liiketoimintaamme liittyvien talousasioiden hallitsemiseksi ja hoitamiseksi (siinä määrin kuin tällainen oikeutettu intressi ei ole toissijainen omiin intresseihisi, perusoikeuksiisi tai vapauksiisi nähden) tai
  • Olemme saaneet etukäteen suostumuksesi Käsittelylle (tätä oikeusperustaa käytetään vain sellaiselle Käsittelylle, joka on täysin vapaaehtoista – sitä ei käytetä Käsittelylle, joka on jollakin tavalla välttämätöntä tai pakollista).
Kyselyt: yhteydenotot sinuun tarkoituksena pyytää näkemyksiäsi Verkkosivustoistamme tai Palveluistamme.
  • Meillä on oikeutettu intressi Käsittelyn suorittamiseen kyselyiden, asiakastyytyväisyysraporttien ja markkinatutkimusten toteuttamiseksi (siinä määrin kuin tällainen oikeutettu intressi ei ole toissijainen omiin intresseihisi, perusoikeuksiisi tai vapauksiisi nähden) tai
  • Olemme saaneet etukäteen suostumuksesi Käsittelylle (tätä oikeusperustaa käytetään vain sellaiselle Käsittelylle, joka on täysin vapaaehtoista – sitä ei käytetä Käsittelylle, joka on jollakin tavalla välttämätöntä tai pakollista).
Turvallisuus: toimitilojemme fyysinen turvallisuus (mukaan lukien tiedot toimitiloihimme tehdyistä vierailuista; turvakameratallenteet; sähköinen turvallisuus (mukaan lukien kirjautumistiedot ja käyttötiedot).
  • Käsittely on välttämätöntä oikeudellisen velvoitteen noudattamiseksi tai
  • Meillä on oikeutettu intressi Käsittelyn suorittamiseen liiketoimintamme ja toimitilojemme fyysisen ja sähköisen turvallisuuden varmistamiseksi (siinä määrin kuin tällainen oikeutettu intressi ei ole toissijainen omiin intresseihisi, perusoikeuksiisi tai vapauksiisi nähden).
Tutkimukset: politiikkarikkomusten ja rikosten havaitseminen, tutkiminen ja estäminen sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
  • Käsittely on välttämätöntä oikeudellisen velvoitteen noudattamiseksi tai
  • Meillä on oikeutettu intressi Käsittelyn suorittamiseen politiikkojemme ja sovellettavien lakien rikkomusten havaitsemiseksi ja niiltä suojautumiseksi (siinä määrin kuin tällainen oikeutettu intressi ei ole toissijainen omiin intresseihisi, perusoikeuksiisi tai vapauksiisi nähden).
Oikeudellinen vaatimustenmukaisuus: oikeudellisten ja sääntelyyn liittyvien velvoitteidemme noudattaminen sovellettavan lain mukaisesti.
  • Käsittely on välttämätöntä oikeudellisen velvoitteen noudattamiseksi.
Verkkosivustojen ja Palveluiden parantaminen: ongelmien tunnistaminen ja Verkkosivustojen parannusten suunnittelu sekä uusien Verkkosivustojen ja Palveluiden luonti.
  • Meillä on oikeutettu intressi Käsittelyn suorittamiseen Verkkosivustojemme, Sovellustemme, tuotteidemme tai palveluidemme parantamiseksi (siinä määrin kuin tällainen oikeutettu intressi ei ole toissijainen omiin intresseihisi, perusoikeuksiisi tai vapauksiisi nähden) tai
  • Olemme saaneet etukäteen suostumuksesi Käsittelylle (tätä oikeusperustaa käytetään vain sellaiselle Käsittelylle, joka on täysin vapaaehtoista – sitä ei käytetä Käsittelylle, joka on jollakin tavalla välttämätöntä tai pakollista).
Petosten ehkäiseminen: Petosten havaitseminen, estäminen ja tutkiminen.
  • Käsittely on välttämätöntä oikeudellisen velvoitteen noudattamiseksi (erityisesti soveltuvan työlainsäädännön suhteen) tai
  • Meillä on oikeutettu intressi Käsittelyn suorittamiseen petosten havaitsemiseksi ja niiltä suojautumiseksi (siinä määrin kuin tällainen oikeutettu intressi ei ole toissijainen omiin intresseihisi, perusoikeuksiisi tai vapauksiisi nähden).

Oikeudellisten vaatimusten esittäminen, harjoittaminen ja puolustaminen: oikeudellisten vaatimusten hallinta; tosiasioiden ja vaatimusten esittäminen, mukaan lukien asiakirjojen, tosiasioiden, todisteiden ja todistajalausuntojen kerääminen, tarkastelu ja tuottaminen; oikeudellisten oikeuksien ja vaatimusten harjoittaminen ja puolustaminen, mukaan lukien muodolliset oikeudenkäynnit.

  • Käsittely on välttämätöntä oikeudellisen velvoitteen noudattamiseksi;
  • Meillä on oikeutettu intressi Käsittelyn suorittamiseen oikeudellisten oikeuksiemme esittämiseksi, harjoittamiseksi tai puolustamiseksi (siinä määrin kuin tällainen oikeutettu intressi ei ole toissijainen omiin intresseihisi, perusoikeuksiisi tai vapauksiisi nähden) tai
  • Käsittely on välttämätön oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi, harjoittamiseksi tai puolustamiseksi.

Arkaluontoiset Henkilötiedot
Emme pyri keräämään tai muutoin käsittelemään Henkilötietoja mutta niin tehdessämme se tehdään seuraavan oikeusperustan mukaisesti.Arkaluontoisten Henkilötietojen Käsittelyn lainmukaisuus: Käsitellessämme Arkaluontoisia Henkilötietojasi tässä Tietosuojapolitiikassa esitettyjen tarkoitusten mukaisesti, voimme nojautua yhteen tai useampaan käsittelyperusteeseen, riippuen tilanteesta: 

  • olemme saaneet ennakolta nimenomaisen suostumuksesi Käsittelyyn (tätä käsittelyperustetta käytetään ainoastaan täysin vapaaehtoiseen Käsittelyyn – sitä ei käytetä Käsittelyyn, joka on välttämätöntä tai pakollista millään tavalla);
  • Käsittely on tarpeen tehdessäsi minkä tahansa sopimuksen kanssamme Palveluiden tarjoamista varten;
  • Käsittely on soveltuvan lain edellyttämää tai sallimaa;
  • Käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi, harjoittamiseksi tai puolustamiseksi;
  • Käsittely on välttämätöntä yksilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi; tai
  • Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi hallinnoidaksemme, harjoittaaksemme tai mainostaaksemme yritystämme, ja tämä oikeutettu etu ei syrjäytä sinun etujasi, perusoikeuksiasi tai -vapauksiasi.

Vapaaehtoinen Henkilötietojen toimittaminen ja seuraukset, jos tietoja ei toimiteta: Henkilötietojesi toimittaminen meille on vapaaehtoista ja on usein välttämätön edellytys sopimuksen tekemiseen kanssamme ja voidaksemme täyttää sopimukselliset velvollisuudet sinua kohtaan. Et ole millään lailla lain velvoittama tarjoamaan meille Henkilötietojasi; kuitenkin, jos päätät olla toimittamatta meille Henkilötietojasi, emme voi solmia sopimussuhdetta kanssasi ja täyttää sopimusvelvoitteitamme sinua kohtaan.

(C) Henkilötietojesi luovuttaminen kolmansille osapuolille

Luovutamme Henkilötietojasi muille KLDiscovery -konsernin yhteisöille, sopimuksellisten velvollisuuksien täyttämiseksi sinua kohtaan tai oikeutettuja liiketarkoituksia varten (mukaan lukien Palveluiden tarjoamiseksi ja Verkkosivustojemme toimintaa varten), soveltuvan lain mukaisesti. Sen lisäksi luovutamme Henkilötietojasi:

  • sinulle ja asianmukaisissa tapauksissa nimetyille edustajillesi, tai työnantajallesi, jos tarjoamme Palveluita työnantajallesi;
  • oikeudellisille ja sääntelyviranomaisille, joko pyynnöstä tai raportoidaksemme mitä tahansa todellisia tai epäiltyjä soveltuvan lain tai sääntelyn rikkomuksia;
  • kirjanpitäjille, tilintarkastajille, konsulteille, lakimiehille ja muille KLDiscoveryn ulkopuolisille asiantuntijoille, jollei sitovista sopimuksellisista tai vaitiolovelvollisuudesta muuta johdu;
  • kolmansille Käsittelijöille (kuten maksupalveluiden tarjoajille; jakelukanava- ja vähittäismyyntikumppaneille; kuljetus-/kuriiriyhtiöille; teknologian toimittajille, asiakastyytyväisyyskyselyiden tarjoajille, "live-chat"-toiminnon palveluiden tarjoajille ja käsittelijöille, jotka tarjoavat vaatimustenmukaisuuspalveluita, kuten hallinnon julkaisemien kieltolistojen tarkistamista, kuten esimerkiksi Yhdysvaltain ulkomaanavun valvontavirasto), jotka sijaitsevat kaikkialla maailmassa, jollei jäljempänä tässä Osiossa (C) mainituista vaatimuksista muuta johdu; 
  • mille tahansa asiaankuuluvalle osapuolelle, sääntelyelimelle, hallintoviranomaiselle, lainvalvontavirastolle tai tuomioistuimelle, siinä määrin kuin se on tarpeen laillisten oikeuksien perustamiseksi, harjoittamiseksi tai puolustamiseksi, tai mille tahansa asiaankuuluvalle osapuolelle rikosten estämiseksi, rikostutkinnan suorittamiseksi, rikosten havaitsemiseksi tai syytteen nostamiseksi rikoksesta, tai rikosoikeudellisten seuraamusten täytäntöön panemiseksi;
  • kenelle tahansa kolmannelle luovutuksensaajalle/luovutuksensaajille tai omistusoikeuden perijöille siinä tapauksessa, jos myymme tai siirrämme kaikki tai merkityksellisen osan liiketoiminnastamme tai varallisuudestamme (mukaan lukien uudelleenjärjestelyjen, hajottamisen tai selvitystilan tilanteissa), mutta ainoastaan soveltuvan lain mukaisesti; ja
  • kenelle tahansa asiaankuuluvalle kolmannen osapuolen palveluntarjoajalle silloin, kun Verkkosivustomme voivat käyttää kolmannen osapuolen sisältöä, mainontaa tai liitännäisiä. Jos päätät olla vuorovaikutuksessa tällaisen sisällön kanssa, Henkilötietojasi voidaan jakaa asiaankuuluvan kolmannen osapuolen palveluntarjoajalle. Suosittelemme, että luet läpi tällaisen kolmannen osapuolen tietosuojapolitiikan, ennen kuin ryhdyt vuorovaikutukseen sen sisällön kanssa.

Jos käytämme kolmatta Käsittelijää Henkilötietojesi Käsittelyssä, solmimme soveltuvien lakien edellyttämän tietojenkäsittelysopimuksen ja riittävät takuut tällaisen kolmannen Käsittelijän kanssa, jotta Käsittelijä on sitovien sopimuksellisten velvollisuuksien velvoittama: (i) Käsittelemään Henkilötietoja ainoastaan antamiemme ennakollisten kirjallisten ohjeiden mukaisesti; ja (ii) käyttämään asianmukaisia toimenpiteitä suojaamaan Henkilötietojen luottamuksellisuuden ja turvallisuuden; yhdessä kaikkien soveltuvan lain mukaisten lisävaatimusten kanssa. Kaikissa tapauksissa, KLDiscovery on pääasiallisesti vastuussa sellaisten kolmansien osapuolien teoista ja laiminlyönneistä, joille KLDiscovery on uskonut Henkilötietoja. KLDiscoveryn on varmistettava, että kaikki sellaiset kolmannet osapuolet ylläpitävät KLDiscoveryn asettamia turvallisuus- ja tietojenkäsittelytoimenpiteitä KLDiscoveryn asettamien standardien mukaisesti ennen Henkilötietojen siirtämistä kyseiselle kolmannelle osapuolelle.

Me voimme anonymisoida Henkilötietosi koskien Verkkosivustojen käyttöä (esim. tallentamalla sellaiset tiedot koostettuun muotoon) ja jakaa sellaista anonymisoitua tietoa liikekumppaneidemme kanssa (mukaan lukien kolmannet liikekumppaniosapuolet). 

(D) Henkilötietojen kansainvälinen siirto

Liiketoimintamme kansainvälisestä luonteesta johtuen saatamme joutua siirtämään Henkilötietojasi KLDiscovery-konsernin sisällä sekä kolmansille osapuolille yllä olevassa Osiossa (C) mainitun mukaisesti, tässä Tietosuojapolitiikassa olevien tarkoitusten mukaisesti. Tästä syystä saatamme joutua siirtämään Henkilötietojasi sellaisiin maihin, joissa voi olla alhaisemmat vaatimukset tietosuojalle kuin EU:ssa johtuen erilaisista soveltuvista laeista ja tietosuojasääntelyn vaatimustenmukaisuuksien edellytyksistä verrattuna siihen maahan, jossa sinä sijaitset.

Kun siirrämme Henkilötietojasi muihin maihin, teemme sen tarvittaessa käyttäen soveltuvia Euroopan unionin mallisopimuslausekkeita. Voit pyytää jäljennöstä mallisopimuslausekkeistamme Osiossa (P) olevien yhteystietojen kautta.

Henkilötietojen siirrot Yhdistyneeseen 28. kesäkuuta 2021 päivätyn Tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen mukaisesti

28. kesäkuuta 2021 Euroopan komissio päätti, että Yhdistyneet kuningaskunnat, erottuaan Euroopan unionista ja tultuaan ”kolmanneksi maaksi” 31.12.2020 lähtien, varmistaa riittävän suojaustason Yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 (”GDPR”) artiklan 45 tarkoituksen mukaisesti (”Tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös”) ja että Yhdistyneet kuningaskunnat hyötyy tästä päätöksestä Yhdistyneisiin kuningaskuntiin siirrettävien Henkilötietojen osalta. 

Kun siirrämme Henkilötietojasi Euroopan unionin jäsenmaasta, Sveitsistä tai muusta Euroopan talousalueen (ETA) jäsenmaasta Yhdistyneeseen kuningaskuntaan tässä Politiikassa määriteltyjen tarkoitusten mukaisesti tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen hyväksymispäivästä lähtien, teemme siirron tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen mukaisesti.

(E) Yhdysvaltain kauppaministeriön sertifiointi

KLDiscovery on Yhdysvaltain kauppaministeriön sertifioima EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield -järjestelyn sekä Sveitsin ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield -järjestelyn mukaisesti. Vaikka emme siirrä Henkilötietoja EU:sta, Yhdistyneestä kuningaskunnasta tai Sveitsistä Yhdysvaltoihin Privacy Shield -järjestelyjen nojalla, noudatamme edelleen EU:n ja Yhdysvaltojen sekä Sveitsin ja Yhdysvaltojen välisten Privacy Shield -järjestelyjen asettamia velvoitteita. Seurauksena Euroopan unionin tuomioistuimen 16. heinäkuuta 2020 antamasta tuomiosta, joka julisti Henkilötietojen siirrot EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield -järjestelyn perusteella pätemättömiksi, Yhdysvaltain kauppaministeriö on ilmoittanut jatkavansa Privacy Shield -ohjelman hallinnointia, mukaan lukien Privacy Shield -järjestelyn itsesertifiointi- ja uudelleensertifiointihakemusten käsittely ja Privacy Shield -luettelon ylläpito. Lisätietoja Privacy Shield -ohjelmasta, sen tietosuojavaatimuksista ja sertifikaatistamme voit lukea osoitteessa https://www.privacyshield.gov/

(F) Tietoturva

Olemme panneet täytäntöön soveltuvan lain mukaisesti asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimet, jotka on suunniteltu suojelemaan Henkilötietojasi tapaturmaiselta ja laittomalta tuhoutumiselta, menetykseltä, muutoksilta, luvattomalta luovuttamiselta, luvattomalta käytöltä ja muilta laittomilta tai luvattomilta Käsittelytavoilta.

Koska internet on avoin järjestelmä, tiedonsiirto internetin välityksellä ei ole täysin suojattua. Vaikka otammekin käyttöön kaikki kohtuulliset toimenpiteet suojataksemme Henkilötietojasi, emme voi taata internetin kautta meille siirrettävien tietojen suojausta – teet kaikki tällaiset siirrot omalla vastuullasi ja olet vastuussa sen varmistamisesta, että kaikki Henkilötiedot, joita lähetät meille, lähetetään turvallisesti. 

(G) Tietojen paikkansapitävyys

Varmistamme kaikin kohtuullisin keinoin, että:

  • Henkilötietosi, joita Käsittelemme, ovat paikkansapitäviä ja tarpeen mukaan pidetään ajantasaisina; ja
  • kaikki Käsittelemämme Henkilötietosi, jotka ovat virheellisiä (siihen tarkoitukseen nähden, jota varten niitä käsitellään), poistetaan tai korjataan ilman viivytystä.

Saatamme ajoittain pyytää sinua vahvistamaan Henkilötietojesi paikkansapitävyyden. 

(H) Tietojen minimointi 

Pyrimme kaikin kohtuullisin keinoin varmistamaan, että Henkilötietosi, joita käsittelemme, on rajattu vain niihin Henkilötietoihin, jotka ovat tarpeellisia tässä Tietosuojapolitiikassa mainittuja tarkoituksia varten (mukaan lukien Palveluiden tarjoaminen sinulle). 

(I) Tietojen säilyttäminen

Pyrimme kaikin kohtuullisin keinoin varmistamaan, että henkilötietojasi käsitellään vain sen vähimmäisajan, joka on tarpeellista tässä Tietosuojapolitiikassa asetettuja tarkoituksia varten. Säilytämme kopioita Henkilötiedoistasi sellaisessa muodossa, joka mahdollistaa tunnistamisen vain niin kauan kuin:

  • ylläpidämme jatkuvaa suhdetta sinuun (esim. jos olet palveluidemme käyttäjä tai olet laillisesti sähköpostituslistallamme, etkä ole lopettanut tilaustasi);
  • Henkilötietosi ovat tarpeellisia tässä Tietosuojapolitiikassa asetettuihin laillisiin tarkoituksiin nähden, joihin meillä on pätevä oikeudellinen peruste (esim. kun henkilötietosi sisältyvät välillämme olevaan sopimukseen, ja oikeutetun etumme mukaista on käsitellä näitä tietoja, jotta voimme toteuttaa liiketoimintaamme ja täyttää sopimusvelvoitteemme) tai
  • saamme suostumuksesi tietojen säilyttämiseen tätä pidemmäksi ajanjaksoksi (esimerkiksi hakemusasiakirjojen hyödyntämiseksi myöhempää työpaikkahakua varten).

 Lisäksi säilytämme Henkilötietoja seuraavien ajanjaksojen ajan:

  • minkä tahansa soveltuvan lain asettaman kanneajan ajan (kuten minkä tahansa ajanjakson ajan, jonka aikana kuka tahansa henkilö voisi nostaa meitä vastaan kanteen koskien Henkilötietojasi tai jota varten Henkilötietosi saattavat olla merkityksellisiä); ja
  • ylimääräisen kahden (2) kuukauden ajanjakson ajan, joka seuraa soveltuvaa kanneaikaa (jotta, kun henkilö nostaa kanteen kanneajan lopussa, meillä on edelleen kohtuullinen aika, jonka aikana voimme tunnistaa ne Henkilötiedot, jotka saattavat olla kanteen kannalta tarpeellisia).

Siinä tapauksessa, että mitä tahansa kanteita nostetaan, voimme jatkaa Henkilötietojesi käsittelyä sellaisten lisäajanjaksojen ajan, jotka ovat kanteen kannalta tarpeellisia.

Yllä mainittujen kanteita koskevien ajanjaksojen ajan rajoitamme Henkilötietojesi Käsittelymme Henkilötietojen säilyttämiseen ja turvassa pitämiseen, paitsi siinä määrin kuin Henkilötietojasi on tarkasteltava kanteen yhteydessä tai muun oikeudellisen velvoitteen yhteydessä.

Kun yllä mainitut ajanjaksot, niihin soveltuvissa määrin, ovat tulleet päätökseen, joko (i) poistamme tai tuhoamme pysyvästi asiaankuuluvat Henkilötiedot tai (ii) anonymisoimme asiaankuuluvat Henkilötiedot. 

(J) Lailliset oikeutesi

Jollei soveltuvassa laissa muutoin säädetä, sinulla saattaa olla lukuisia oikeuksia koskien Henkilötietojesi käsittelyä, mukaan lukien:

  • oikeus olla antamatta Henkilötietojasi meille (huomaathan kuitenkin, että emme voi tarjota sinulle Verkkosivustojemme tai Palveluidemme täysiä etuja, jos et anna meille Henkilötietojasi – emme esimerkiksi pysty välttämättä käsittelemään pyyntöjäsi ilman tarvittavia tietoja);
  • oikeus pyytää pääsyä Henkilötietoihisi, joita käsittelemme tai pidämme hallussa, tai kopioita niistä, yhdessä Henkilötietojesi käsittelyn tai jakamisen lähdettä, tarkoitusta ja luonnetta koskevien tietojen kanssa;
  • oikeus pyytää minkä tahansa Käsittelemiemme tai hallinnoimiemme Henkilötietojesi virheiden korjaamista;
  • oikeus pyytää perustelluista syistä:
  • niiden Henkilötietojen poistamista, jotka Käsittelemme tai joita hallinnoimme; tai
  • niiden Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, joita Käsittelemme tai joita hallinnoimme;
  • oikeus vastustaa perustelluista syistä Henkilötietojesi Käsittelyä, jota suoritamme tai jota suoritetaan meidän puolestamme;
  • oikeus saada Käsittelemämme tai hallinnoimamme Henkilötiedot siirretyksi toiselle Rekisterinpitäjälle, soveltuvissa määrin ja jäsennellyssä, yleisesti käytössä olevassa ja koneluettavassa muodossa;
  • oikeus peruttaa suostumuksesi, jonka olet antanut Käsittelyyn, silloin kuin käsittelyn lainmukaisuus perustuu suostumukseen (huomaathan, että tällainen peruutus ei vaikuta minkään ennen peruutusilmoituksen vastaanottopäivää suoritetun Käsittelyn laillisuuteen eikä estä Henkilötietojesi Käsittelyä muihin käytettävissä oleviin oikeusperustoihin liittyen) ja
  • oikeus tehdä valitus Valvontaviranomaiselle koskien Henkilötietojesi Käsittelyä, jota suoritamme tai jota suoritetaan meidän puolestamme. Viranomaisten osoitteet on saatavilla osoitteessa: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_fi

Tämä ei vaikuta lakiin perustuviin oikeuksiisi.

TÄRKEÄ ILMOITUS

Sovellettavan lain mukaan sinulla saattaa olla myös seuraavia lisäoikeuksia Henkilötetojesi Käsittelyyn liittyen:

  • oiekus kieltää, oman tilanteesi perusteella, Henkilötietojesi Käsittely meidän tekemänämme tai puolestamme tehtynä silloin, kun Käsittely perustuu Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artikloihin 6(1)(e) (yleinen etu) tai 6(1)(f) (oikeutetut intressit) ja
  • oikeus kieltää Henkilötietojesi Käsittely joko meidän tekemänämme tai puolestamme tehtynä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Käyttääksesi yhtä tai useampaa näistä oikeuksista tai kysyäksesi kysymyksen koskien näitä oikeuksia tai mitä tahansa muuta tämän Tietosuojapolitiikan ehtoa tai toimestamme tapahtuvaa Henkilötietojesi Käsittelyä, ole hyvä ja käytä yhteystietoja, jotka on annettu alla olevassa Osiossa (P).

Jos tarjoamme sinulle Palveluita, jotka perustuvat tilauksiin, tällaisten Palveluiden tarjoamista säätelevät sopimusehdot, jotka sinulle on annettu. Jos sellaisten ehtojen ja tämän Tietosuojapolitiikan välillä on ristiriitaisuuksia, tämä Tietosuojapolitiikka on täydentävä.

(K) Evästeet ja samankaltaiset teknologiat

Eväste on pieni tiedosto, joka tallentuu laitteeseesi vieraillessasi verkkosivustolla (mukaan lukien meidän Verkkosivustoillamme). Se tallentaa tietoa laitteestasi, selaimestasi ja joissain tapauksissa mieltymyksistäsi ja selailutavoistasi. Voimme käsitellä Henkilötietojasi evästeteknologian kautta Evästepolitiikkamme mukaisesti, jossa myös kuvataan, kuinka evästeiden sallimistyökalumme toimii. Käytämme kolmannen osapuolen tarjoamaa evästeiden sallimisteknologiaa saadaksemme suostumuksesi evästeiden käyttöön.

(L) Analytiikkatyökalut ja Kolmansien osapuolten tarjoamat työkalut

On mahdollista, että selailutapojasi analysoidaan tilastotieteellisin keinoin vieraillessasi tällä verkkosivustolla. Tällaiset analysoinnit suoritetaan etupäässä analyysiohjelmilla. Saat tarkempia lisätietoja näistä erilaisista analyysiohjelmista täältä: Kolmannen osapuolen työkalujen käyttö.

(M) Sosiaalisen median käyttö

Emme käytä Verkkosivustollamme sosiaalisen median liitännäisiä. Pääset Sosiaalisen median sivustoille vain Verkkosivustollamme olevien linkkien kautta. Sen vuoksi mitään Henkilötietoja ei siirretä millekään Sosiaalisen median sivustolle, kun vierailet Verkkosivustollamme. Saat tarkempia lisätietoja Sosiaalisen median käytöstämme täältä: Sosiaalisen median käyttö.

(N)Käyttöehdot

Kaikki Verkkosivustojemme käyttö on Käyttöehtojemme alaista. Suosittelemme, että tarkistat Käyttöehtomme säännöllisesti, jotta pysyt ajan tasalla muutoksista, joita voimme silloin tällöin tehdä.

(O) Suoramarkkinointi

Jollei soveltuvassa laissa muutoin säädetä, kun olet antanut nimenomaisen suostumuksesi soveltuvan lain mukaisesti tai kun lähetämme sinulle mainontaa ja markkinointiyhteydenottoja liittyen vastaaviin tuotteisiimme tai palveluihimme, voimme käsitellä Henkilötietojasi ottaaksemme sinuun yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse, postitse tai muulla yhteydenottotavalla antaaksemme sinulle tietoa, joka saattaa kiinnostaa sinua. Jos tarjoamme Palveluita sinulle, voimme lähettää sinulle tietoja koskien Palveluitamme, tulevia kampanjoita ja muuta tietoa, joka saattaa kiinnostaa sinua, käyttäen yhteystietoja, jotka olet meille antanut, aina soveltuvan lain mukaisesti.

Voit lakata tilaamasta kampanjasähköpostejamme tai uutiskirjeitämme koska tahansa klikkaamalla tähän tarkoitukseen suunniteltua linkkiä, joka löytyy jokaisesta sähköpostista ja uutiskirjeestämme, jonka lähetämme. Sen jälkeen kun perut tilauksen, emme lähetä sinulle enää sähköposteja, mutta voimme edelleen ottaa sinuun yhteyttä siinä määrin kuin se on tarpeellista pyytämiesi Palveluiden kannalta. 

(P)  Rekisterinpitäjien tiedot

Rekisterinpitäjät, joita tämä Tietosuojapolitiikka koskee, ovat seuraavat: 

 

MaaYrityksen nimiRekisteröity osoite ja yhteystiedot

Yhdistynyt kuningaskunta

KLDiscovery Ontrack LimitedUK Data Privacy Queries, Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB Data-protection@kldiscovery.com
KLDiscovery Limited

UK Data Privacy Queries, Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB

Data-protection@kldiscovery.com 
IrlantiKLDiscovery Limited

Irish Data Privacy Queries, 25-28 North Wall Quay, Dublin 1, DO1 H104

 Data-protection@kldiscovery.com  
TanskaIbas Ontrack ApSS

Danish Data Privacy Queries, Gammel Kongevej 1, 1610 København V

Danmark-data-beskyttelse@kldiscovery.com 
Suomi Ibas Ontrack Oy

Finnish Data Privacy Queries,Mannerheimintie 12 B, 00100 Helsinkii
Datan-suojelu@kldiscovery.com

AlankomaatKLDiscovery Ontrack B.VDutch Data Privacy Queries, De Brand 22, 3823 LJ Amersfoort, The Netherlands Gegevensbescherming@kldiscovery.com 
RuotsiIbas Ontrack AB

Swedish Data Privacy Queries, Box 1005, 751 40 Uppsala

Dataskydd@kldiscovery.com 
NorjaIbas Ontrack AS

Norwegian Data Privacy Queries, Fjellgata 2, 2212 Kongsvinger

 Data-beskyttelse@kldiscovery.com  
Saksa KLDiscovery Ontrack GmbH

German Data Privacy Queries, Hanns-Klemm-Str. 5, 71034 Böblingen

Datenschutz@kldiscovery.com 
ItaliaKLDiscovery Ontrack SrlItalian Data Privacy Queries, GALLARATE (VA) VIA, MARSALA 34/A CAP 21013
Protezione-dati@kldiscovery.com
Puola KLDiscovery Ontrack Sp. z o.o

Polish Data Privacy Queries, Katowice (40-082), ul. Jana III Sobieskiego 11, Poland

 Ochrona-danych@kldiscovery.com  
SingaporeKLDiscovery Ontrack Pte Ltd

Singapore Data Privacy Queries, 3 International Business Park #02-27, Nordic European Centre Singapore 609927

Singapore-data-protection@kldiscovery.com
KiinaKroll Ontrack Information Technology Service (Shanghai) Co., Ltd

Chinese Data Privacy Queries, Room 1004, Floor 10 Jing'An Kerry Centre Building 1 (North Building) No. 1515, West Nanjing Road Jing'an District Shanghai, China

China-data-protection@kldiscovery.com
JapaniKLDiscovery Ontrack K.K.

Japanese Data Privacy Queries, 2-2-3 Uchisaiwaicho Chiyoda-ku, Tokyo 100-0011 Japan

 Japan-data-protection@kldiscovery.com  
Hong KongKLDiscovery Ontrack (HK) Limited

Hong Kong Data Privacy Queries, Room 1702, 17/F Central Plaza 18 Harbour Road Wanchai, Hong Kong

 Hongkong-data-protection@kldiscovery.com
Espanja KLDiscovery Ontrack SL

Spanish Data Privacy Queries, C/Anabel Segura 7, 1ª planta, oficina B, 28108 – Alcobendas, Madrid
Proteccion-de-datos@kldiscovery.com 

RanskaKLDiscovery Ontrack Sarl

French Data Privacy Queries, 2, impasse de la Noisette, 91371 Verriéres-le-Buisson Cedex 413

Protection-des-donnees@kldiscovery.com
SveitsiKLDiscovery Ontrack (Switzerland) GmbH

Swiss Data Privacy Queries, Hertistrasse 25, 8304 Wallisellen

Datenschutz@kldiscovery.com 
AustraliaKLDiscovery Ontrack Pty Ltd

Australian Data Privacy Queries, 9/28 Donkin St, West End QLD 4101, Australia

 Australia-data-privacy@kldiscovery.com
USAKLDiscovery Ontrack, LLC

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 9023 Columbine Road
Eden Prairie, MN 55347

Data-privacy@kldiscovery.com
KLDiscovery Inc

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 8201 Greensboro Drive, Suite 300, McLean, VA 22102-3810

Data-privacy@kldiscovery.com
KanadaKLDiscovery Ontrack Canada Co

Canadian Data Privacy Queries, 1871 Hollis Street, Suite 200, Halifax, NS, B3J 0C3 Canada

Data-privacy@kldiscovery.com
KreikkaKLDiscovery Ontrack Single Member Private Company
Greek Data Privacy Queries, 15 Theanos Street 

11854 Athens

Data-privacy@kldiscovery.com 

Otathan huomioon Rekisterinpitäjän sijaitessa Euroopan unionin ulkopuolella, että voit olla yhteydessä oman oikeudenkäyttöalueesi Rekisterinpitäjään. 

(Q)  Edustajat

Kukin ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevista ja edellä Osiossa (P) mainituista rekisterinpitäjistä on nimittänyt KLDiscovery Ontrack GmbH:n, Hanns-Klemm-Str. 5, 71034 Böblingen, Saksa edustajakseen Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklan 27 mukaan.

Kukin Ison-Britannian ulkopuolella sijaitsevista ja edellä Osiossa (P) mainituista rekisterinpitäjistä on nimittänyt KLDiscovery Limitedin, Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB edustajakseen Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklan 27 mukaan.

(R)  Määritelmät

  • 'Arkaluontoiset henkilötiedot' tarkoittavat Henkilötietoja, jotka koskevat rotua tai etnisyyttä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollista tai filosofista vakaumusta, ammattiliiton jäsenyyttä, biometrisiä tietoja, fyysistä tai henkistä terveyttä, seksuaalisuutta, mitä tahansa olemassa olevaa tai väitettyä rikostaustaa tai tuomioita, sosiaaliturvatunnusta, tai mitä tahansa muita tietoja, jotka ovat soveltuvan lain mukaan arkaluonteisia.
  • 'ETA' tarkoittaa Euroopan talousaluetta.
  • 'GDPR' tarkoittaa Yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679.
  • 'Henkilötiedot' tarkoittavat kaikkia tietoja, jotka koskevat luonnollista henkilöä tai joista luonnollinen henkilö on suorasti tai epäsuorasti tunnistettavissa etenkin viitattaessa tunnisteeseen, kuten nimeen, henkilötunnukseen, paikkatietoihin, verkkotunnisteeseen tai yhteen tai useampaan tekijään, jotka ovat tyypillisiä kyseisen henkilön fyysiselle, fysiologiselle, geneettiselle, henkiselle, taloudelliselle, kulttuuriselle tai sosiaaliselle identiteetille.
  • 'Henkilötietojen käsittelijä' luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, tai muuta elintä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun (muita kuin Rekisterinpitäjän työntekijöitä).
  • 'Käsittelyllä' tarkoitetaan toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.
  • 'Mallisopimuslausekkeet' tarkoittavat Euroopan komission käyttöönottamia tai Tietosuojaviranomaisen käyttöönottamia ja Euroopan komission hyväksymiä mallisiirtolausekkeita.
  • 'Palvelut' tarkoittavat kaikkia palveluita tai tuotteita, joita KLDiscovery tarjoaa.
  • 'Rekisterinpitäjä' tarkoittaa sitä tahoa, joka päättää miten ja miksi Henkilötietoja käsitellään. Monilla oikeudenkäyttöalueilla Rekisterinpitäjällä on ensisijainen vastuu soveltuvien tietosuojalakien noudattamisesta.
  • 'UK GDPR' tarkoittaa Yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sellaisena kuin se on osa Yhdistyneessä kuningaskunnassa sovellettavia lakeja European Union (Withdrawal) Act 2018 -lain 3 §:n nojalla ja sellaisena kuin sitä sovelletaan ja on muutettu Data Protection, Privacy and Electronic Communications (Amendments etc) (EU Exit) Regulations 2019 (SI 2019/419) -lain liitteen 2 mukaisesti tai sellaisena kuin sitä on muissa Yhdistyneessä kuningaskunnassa sovellettavissa laeissa ajoittain muutettu).
  • 'Valvontaviranomainen' tarkoittaa itsenäistä julkista viranomaista, jolla on laillinen velvollisuus valvoa soveltuvien tietosuojalakien noudattamista.

1. tammikuuta 2022