Integritetspolicy

INTEGRITETSPOLICY

1 januari 2022

(A) Denna policy

Denna policy har utfärdats av var och en av de personuppgiftsansvariga enheter som listas i avsnitt P nedan (gemensamt kallade, “KLDiscovery”, “vi”, “oss” eller “ vår”). Denna policy riktar sig till personer utanför vår organisation som vi interagerar med, inklusive kunder och anställda hos företagskunder, besökare på våra webbplatser (våra “ webbplatser”), kunder, leverantörer, ansökande och andra användare av våra tjänster (gemensamt kallade, “du”). Definierade termer som används i denna policy förklaras i avsnitt (R) nedan. Policyn gäller även vår användning av sociala medier (se nedan)

Denna policy kan ändras eller uppdateras emellanåt för att reflektera ändringar i vår praxis med avseende på behandlingen av personuppgifter eller förändringar i tillämplig lag. Vi uppmanar dig att läsa denna policy noggrant och att du regelbundet kontrollerar denna sida för att granska eventuella ändringar vi kan göra i enlighet med villkoren i denna policy.

KLDiscovery bedriver verksamhet under följande varumärken:  KLDiscovery, Ontrack, Ibas och ReadySuite.

(B) Behandling av dina personuppgifter

Insamling av personuppgifter: Vi samlar in eller erhåller personuppgifter om dig från följande källor:

• Data som tillhandahålls oss: När du kontaktar oss via e-post, telefon eller på något annat vis.
• Relationsdata: Under vår fortlöpande relation med dig (t.ex. personuppgifter vi erhåller när vi levererar en tjänst till dig eller din arbetsgivare).
• Data du offentliggör: Personuppgifter som du väljer att offentliggöra, inklusive via sociala medier.
• Webbplatsdata: Vi samlar in eller erhåller personuppgifter när du besöker våra webbplatser, registrerar dig eller använder funktioner eller resurser som är tillgängliga på eller via våra webbplatser.
• Innehåll och reklaminformation: Om du interagerar med innehåll eller reklam på en tredje parts webbplats eller insticksprogram och cookies) mottar vi dina personuppgifter från leverantören av innehållet eller reklamen.
• Information från tredje part: Vi samlar in eller erhåller personuppgifter från tredje part (t.ex. kreditupplysningsfirmor eller brottsbekämpande organ)..

Skapande av personuppgifter: När vi tillhandahåller våra tjänster, kan vi också skapa personuppgifter om dig som t.ex. noteringar av dina interaktioner med oss och information om din orderhistorik. Vi kan också kombinera personuppgifter från våra webbplatser och tjänster med personuppgifter som samlats in från olika källor.

Kategorier av personuppgifter: Kategorierna med personuppgifter om dig som vi behandlar innefattar:

Syfte och Rättslig grund

Känsliga personuppgifter

Vi avser inte att samla in eller på annat sätt behandla dina känsliga personuppgifter förutom på följande grunder.

Rättslig grund för behandling av känsliga personuppgifter: När vi behandlar dina känsliga personuppgifter i samband med de syften som anges i denna policy, kan vi hänvisa till en eller följande rättsliga grunder, beroende på omständigheterna:

• vi har erhållit ditt uttryckliga medgivande i förväg till personuppgiftsbehandling (denna rättsliga grund används endast avseende behandling som är helt frivillig och inte för behandling som är nödvändig eller obligatorisk på något sätt),
• personuppgiftsbehandlingen är nödvändig i samband med något avtal du kan ingå med oss för att tillhandahålla tjänster till dig,
• personuppgiftsbehandlingen föreskrivs eller är tillåten i tillämplig lag,
• behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk,  
• personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för någon person, eller
• vi har ett legitimt intresse av att genomföra personuppgiftsbehandlingen för förvaltningen, driften eller marknadsföringen av vår verksamhet, och det legitima intresset inte åsidosätts av dina intressen, grundläggande rättigheter eller friheter.
  

Frivilligt tillhandahållande av personuppgifter och konsekvenser av att inte tillhandahålla dem: Tillhandahållandet av dina personuppgifter till oss är frivilligt och är vanligtvis ett krav för att ingå avtal med oss och göra det möjligt att uppfylla våra avtalsenliga skyldigheter gentemot dig. Du har ingen lagstadgad skyldighet att tillhandahålla dina personuppgifter till oss men om du beslutar att inte göra det, kommer vi inte att kunna ingå avtal med dig eller uppfylla våra avtalsmässiga skyldigheter gentemot dig.

(C) Utlämnande av personuppgifter till tredje part

Vi lämnar ut dina personuppgifter till andra enheter inom KLDiscovery-koncernen, för att uppfylla våra avtalsmässiga skyldigheter gentemot dig eller för legitima affärsmässiga syften (inklusive tillhandahållandet av tjänster till dig och driften av våra webbplatser), i enlighet med tillämplig lag.Därutöver kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till:

• dig, och i förekommande fall, dina utsedda representanter, eller om vi tillhandahåller tjänster till din arbetsgivare, till din arbetsgivare,
• rättsliga och reglerande myndigheter, på begäran eller i syfte att rapportera brott eller misstänkta brott mot tillämpliga lagar eller förordningar,
• revisorer, konsulter, jurister och andra utomstående professionella rådgivare till KLDiscovery, underkastade bindande avtalsenlig tystnadsplikt,
• tredjeparts personuppgiftsbiträden (som t.ex. leverantörer av betaltjänster, kanal- och detaljpartners, frakt-/budfirmor, teknikleverantörer, leverantörer av undersökningar om kundnöjdhet, operatörer av “live-chatt”-tjänster och personuppgiftsbiträden som tillhandahåller efterlevnadstjänster såsom kontroll av statligt antagna förbudslistor, som amerikanska Office for Foreign Asset Control) var som helst i världen, i enlighet med kraven som anges nedan i detta avsnitt
• alla berörda parter, tillsynsmyndighet, regeringsmyndighet, brottsbekämpande organ eller domstolar, i den utsträckning som krävs för att fastställa, utöva eller försvara lagstadgade rättigheter, eller alla berörda parter som syftar till att förebygga, utreda, upptäcka eller väcka åtal för brott eller verkställa straffrättsliga påföljder,
• alla berörda tredjepartsförvärvare eller efterföljande rättsinnehavare i händelse av att vi säljer eller överlåter hela eller en relevant del av vårt företag eller tillgångar (inklusive i händelse av en omorganisation, upplösning eller likvidation), men endast i enlighet med tillämplig lag, och
• någon berörd tredjepartsleverantör, om våra webbplatser kan använda innehåll från tredje part, reklam, insticksprogram eller innehåll. Om du väljer att interagera med sådant innehåll, kan dina personuppgifter delas med tredjepartsleverantören av den berörda tredjepartsleverantören. Vi rekommenderar att du granskar denna tredje parts integritetspolicy innan du interagerar med dess innehåll.

Om vi anlitar ett tredjeparts personuppgiftsbiträde för att behandla dina personuppgifter, ingår vi ett personuppgiftsbiträdesavtal och tillräckliga garantier i enlighet med tillämplig lag med sådant tredjeparts personuppgiftsbiträde så att personuppgiftsbiträdet omfattas av bindande avtalsenliga skyldigheter för att: (i) endast behandla personuppgifterna i enlighet med våra föregivna skriftliga anvisningar och (ii) vidta åtgärder för att skydda personuppgifternas konfidentialitet och säkerhet tillsammans med eventuella ytterligare krav enligt tillämplig lag. I samtliga fall är KLDiscovery huvudansvarig för åtgärder och underlåtelser av alla tredje parter till vilka KLDiscovery har anförtrott personuppgifter. KLDiscovery skall säkerställa att alla sådana tredje parter iakttar säkerhets- och datahanteringsåtgärder i enlighet med av KLDiscovery angivna föreskrifter före det att överföring sker av sådana personuppgifter till ifrågavarande tredje part.

Vi kan komma att anonymisera personuppgifter om användningen av webbplatserna (t.ex. genom att registrera sådana uppgifter i ett aggregerat format) och dela sådana aggregerade uppgifter med vår affärspartners (inklusive tredjeparts affärspartners).

(D) Internationell överföring av personuppgifter

På grund av vår affärsverksamhets internationella karaktär, kan vi komma att behöva överföra dina personuppgifter inom KLDiscovery-koncernen och till tredje parter som anges i avsnitt (C) ovan i samband med de syften som anges i denna policy. Av denna orsak kan vi komma att överföra dina personuppgifter till andra länder med lägre standarder för dataskydd än vad EU har, på grund av annan lagstiftning och efterlevnad av bestämmelser om dataskydd än de som gäller i det land som du befinner dig i. 

När vi överför dina personuppgifter till andra länder, gör vi det när så krävs på grundval av den Europeiska unionens standardavtalsklausuler. Du kan begära en kopia på våra standardavtalsklausuler genom att använda kontaktuppgifterna i avsnitt (N) nedan. 

Överföring av personuppgifter till Storbritannien baserat på beslutet om adekvat skydd av den 28 juni 2021

Den 28 juni 2021 beslutade Europeiska kommissionen att Storbritannien, efter sitt utträde ur Europeiska unionen och sin nya klassificering som tredje land, från och med den 31 december 2020, säkerställer en adekvat skyddsnivå i den mening som avses i artikel 45 i den allmänna dataskyddsförordningen (nedan kallad den allmänna dataskyddsförordningen) och att Storbritannien drar nytta av ett sådant beslut i samband med överföring av personuppgifter till Storbritannien.

När vi överför dina personuppgifter från den Europeiska unionen, Schweiz eller någon annan medlem av EES till Storbritannien i samband med syftena som beskrivs i den här policyn, från och med datumet som beslutet om adekvat skydd togs, kommer vi att göra så baserat på beslutet om adekvat skydd.

(E) Ackreditering från USA:s handelsdepartement 

KLDiscovery är ackrediterat hos USA:s handelsdepartement under Privacy Shield-ramverken mellan EU och USA samt mellan Schweiz och USA. Trots att vi inte kommer att grunda överföringar av personuppgifter från EU, Storbritannien eller Schweiz till USA på Privacy Shield-ramverken, kommer vi fortfarande att efterleva skyldigheterna under Privacy Shield-ramverken mellan EU och USA samt mellan Schweiz och USA. Efter EU-domstolens dom den 16:e juli 2020, som förklarar överföringar av personuppgifter grundade på Privacy Shield-ramverket mellan EU och USA som ogiltiga, har USA:s handelsdepartement klargjort att det kommer att fortsätta administrera Privacy Shield-programmet, vilket inkluderar att behandla ansökningar för självcertifiering och återcertifiering till Privacy Shield-ramverken och att upprätthålla Privacy Shield-listan. För mer information om Privacy Shield-ramverken, deras krav på dataskydd, och vår certifiering, vänligen besök https://www.privacyshield.gov/. 

(F) Säkerhet för personuppgifter

Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, som har utformats för att skydda dina personuppgifter mot oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust, förändring, obehörigt utlämnande, obehörig åtkomst och andra olagliga eller obehöriga typer av behandling, i enlighet med tillämplig lag. 

Eftersom Internet är ett öppet system är överföringen av information inte helt säker. Trots att vi vidtar alla rimliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter, kan vi inte garantera att data som överförs till oss via Internet hålls säkra - all sådan överföring sker på egen risk och du ansvarar själv för att säkerställa att personuppgifter som du skickar till oss skickas på ett säkert sätt.

(G) Uppgifternas tillförlitlighet

Vi vidtar alla rimliga åtgärder för att säkerställa att:

• dina personuppgifter som vi behandlar är korrekta och, vid behov, hålls aktuella, och
• eventuella felaktigheter i dina personuppgifter som vi behandlar (med tanke på de syften för vilka de behandlas) raderas eller korrigeras utan dröjsmål.

Emellanåt kan vi be dig bekräfta att dina personuppgifter är korrekta.

(H) Uppgiftsminimering

Vi vidtar alla rimliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter som vi behandlar är begränsade till de personuppgifter som rimligen krävs för de ändamål som anges i denna policy (inklusive tillhandahållandet av tjänster). 

(I) Lagring av uppgifter

Vi vidtar alla rimliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter endast behandlas under kortast möjliga tid som krävs för de ändamål som anges i denna integritetspolicy. Vi kommer att behålla kopior av dina personuppgifter i en form som möjliggör identifiering endast så länge:

• vi har en fortlöpande relation med dig (t.ex. där du är en användare av våra tjänster eller om du står på vår sändlista och inte har avregistrerat dig),
• dina personuppgifter krävs för de lagliga ändamål som anges i denna integritetspolicy, för vilka vi har en giltig rättslig grund (t.ex. där dina personuppgifter ingår i ett avtal mellan oss   och vi har ett legitimt intresse av att behandla uppgifterna för att bedriva vår verksamhet och uppfylla våra avtalsenliga skyldigheter), eller
• du ger ditt samtycke till att lagra dina personuppgifter under en längre tid (t.ex. när det gäller ansökningshandlingar för framtida jobberbjudanden).

Därutöver behåller vi dina personuppgifter under:

• en tillämplig preskriptionstid enligt tillämplig lag (dvs. en period under vilken en person kan väcka talan mot oss beträffande dina personuppgifter eller något som rör dina personuppgifter,) och

ytterligare två (2) månader efter det att en sådan tillämplig preskriptionstid löpt ut (så att vi, om en person väcker talan i slutet av preskriptionstiden, får en rimlig tidsfrist för att identifiera alla personuppgifter som rör talan).

Om ett relevant rättsligt anspråk åberopas kan vi komma att fortsätta behandla dina personuppgifter så länge som krävs i samband med anspråket.

Under de ovan angivna tidsperioderna beträffande rättsliga anspråk kommer vi att begränsa vår behandling av dina personuppgifter till lagring och upprätthållande av säkerhet för personuppgifterna, utom i den mån som personuppgifterna behöver granskas i samband med rättsliga anspråk eller i enlighet med tillämplig lag.

När ovanstående perioder, var och en i tillämplig utsträckning, har passerat, kommer vi antingen att: (i) permanent radera eller förstöra de berörda personuppgifterna eller (ii) anonymisera relevanta personuppgifter. 

(J) Dina lagstadgade rättigheter

Med förbehåll för tillämplig lag kan du ha ett flertal rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter, inklusive:

• rätten att inte tillhandahålla dina personuppgifter till oss (observera dock att vi inte fullt ut kommer kunna dra nytta av våra webbplatser eller tjänster om du inte tillhandahåller dina personuppgifter - till exempel kan det hända att vi inte kan behandla tjäna dig utan tillgång till nödvändig information).rätten att begära tillgång till, eller kopior av, dina personuppgifter som vi behandlar eller registrerar, tillsammans med information avseende källan, syftet och typen av, behandlingen och utlämnandet av sådana personuppgifter, 
• rätten att begära korrigering av eventuella felaktigheter i dina personuppgifter som vi behandlar eller registrerar, 
• rätten att, på legitima grunder, begära:
  • radering av dina personuppgifter som vi behandlar eller registrerar, eller
  • begränsning av behandlingen av dina personuppgifter som vi behandlar eller registrerar, 
• rätten att, på legitima grunder, invända mot behandlingen av dina personuppgifter av oss eller för vår räkning,
• rätten att få dina personuppgifter som vi behandlar eller registrerar överförda till en annan personuppgiftsansvarig, i den mån det är tillämpligt och att detta sker i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format,
• rätten att återkalla ditt samtycke till personuppgiftsbehandling, där behandlingens laglighet baseras på samtycke (notera dock att ett sådant återkallande inte påverkar lagligheten i all behandling som utförs före den dag då vi får kännedom om ett sådant återkallande, samt att det inte hindrar behandling av personuppgifter i samband med andra tillgängliga rättsliga grunder), och,
• rätten att lämna in ett klagomål till en dataskyddsmyndighet avseende behandlingen av dina personuppgifter av oss eller för vår räkning. Adresser till tillsynsmyndigheter kan du finna här: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

Detta påverkar inte dina lagstadgade rättigheter.

VIKTIGT MEDDELANDE

• I enlighet med tillämplig lag kan du också ha följande kompletterande rättigheter när det gäller behandling av personuppgifter: rätten att, av skäl som hänför sig till din individuella situation, invända mot behandlingen av personuppgifter av oss eller för vår räkning, om behandlingen grundar sig på artikel 6(1)(e) (allmänintresse) eller artikel 6(1)(f) (berättigat intresse) i den allmänna dataskyddsförordningen, och rätten att invända mot behandlingen av personuppgifter av oss eller för vår räkning för direkt marknadsföring.

För att utöva en eller flera av dessa rättigheter, eller för att ställa en fråga om dessa rättigheter eller någon annan bestämmelse i denna policy, eller om behandlingen av dina personuppgifter, använd kontaktuppgifterna som tillhandahålls i avsnitt (P) nedan.

Om vi tillhandahåller dig med tjänster på beställning, regleras sådant tillhandahållande av tjänster av avtalsvillkoren. I händelse av avvikelser mellan sådana villkor och denna policy är denna policy kompletterande.

(K) Cookies och liknande teknik

En cookie är en liten fil som placeras på din enhet när du besöker en webbplats (inklusive våra webbplatser). Den registrerar information om din enhet, din webbläsare och, i vissa fall, dina preferenser och surfvanor. Vi kan behandla dina personuppgifter genom cookieteknik i enlighet med vår Cookiepolicy om även beskriver hur Cookie Consent Tool fungerar. Vi använder oss av teknik från tredje part för att erhålla ditt samtycke till användningen av cookies.

(L) Analysverktyg och verktyg från tredjepartsleverantörer

Det finns en möjlighet att dina sökvanor kan analyseras statistiskt sett när du besöker den här webbplatsen. Sådana analyser görs i första hand med vad vi kallar analysprogram. Du kan se detaljerad information om sådana analysprogram här: Användning av verktyg från tredje part.

(M) Användning av sociala medier

Vi använder inte sociala medier på vår webbplats. Det är endast möjligt att nå sociala medier via länkar från vår webbplats. Därför överförs inga personuppgifter till några sociala medier när du besöker vår webbplats. Du kan se detaljerad information om hur vi använder sociala medier här: Användning av sociala medier.

(N) Användningsvillkor

All användning av våra webbplatser omfattas av våra användningsvillkor. Vi rekommenderar att du regelbundet ser över våra användarvillkor för att få reda på eventuella ändringar som kan göras från tid till annan.;

(O) Direkt marknadsföring

Med förbehåll för tillämplig lag, där du har lämnat uttryckligt samtycke i enlighet med tillämplig lag eller när vi skickar reklam eller marknadsföringsmaterial till dig om liknande produkter och tjänster, kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att kontakta dig via e-post, telefon, direktreklam eller andra kommunikationsmedel för tillhandahållande av information eller tjänster som kan vara av intresse för dig. Om vi tillhandahåller dig med tjänster kan vi skicka information till dig om våra tjänster, kommande kampanjer och annan information som kan vara av intresse för dig genom användning av de kontaktuppgifter som du har angett och alltid i överensstämmelse med tillämplig lag.

Du kan avbryta prenumerationen från vår e-postlista för kampanjmeddelanden eller nyhetsbrev när som helst genom att klicka på länken avbryt prenumeration som är inkluderad i varje e-postmeddelande eller nyhetsbrev vi skickar. Efter att du avbrutit prenumerationen skickar vi inte fler e-postmeddelanden, men vi kan komma att fortsätta kontakta dig i den utsträckning som krävs för ändamålen med de tjänster du har begärt.

(P) Kontaktuppgifter för personuppgiftsansvariga

Personuppgiftsansvariga för vilka denna policy utfärdas är följande: /strong>

Observera att där en personuppgiftsansvarig befinner sig utanför EU, kan du kontakta enheten i din jurisdiktion. 

(Q) Ombud

Samtliga personuppgiftsansvariga som är etablerade utanför EES och som anges i avsnitt P ovan har utsett KLDiscovery Ontrack GmbH, Hult-Klemm-Str. 5, 71034 Böblingen, Tyskland som ombud i den mening som avses i artikel 27 i den allmänna dataskyddsförordningen.

Samtliga personuppgiftsansvariga som är etablerade utanför Storbritannien och som anges i avsnitt P ovan har utsett KLDiscovery Limited, Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB som ombud i den mening som avses i artikel 27 i den brittiska dataskyddsförordningen. 

(R) Definitioner

• “Behandling”, ”Behandlar” eller ”Behandlad” syftar på någon åtgärd som vidtas med några personuppgifter, vare sig det sker på automatisk väg eller inte, såsom insamling, registrering, sortering, strukturering, lagring, anpassning eller förändring, återvinnande, konsultation, användning, utlämnande genom överföring, spridning eller tillgängliggörande på annat vis, justering eller kompilering, begränsning, radering eller förstörelse.
• “Dataskyddsmyndighet” syftar på en oberoende offentlig myndighet som har till uppgift att övervaka efterlevnaden av tillämpliga dataskyddslagar.
• “EEA” syftar på det europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
• “GDPR” avser den allmänna dataskyddsförordningen 2016/679
• ”Känsliga personuppgifter” syftar på personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, biometriska uppgifter, fysisk eller mental hälsa, sexualliv, eventuella faktiska eller påstådda lagöverträdelser eller brottmålsdomar, personnummer eller andra uppgifter som kan anses vara känsliga enligt tillämplig lag.
• “Personuppgiftsansvarig” syftar på den enhet som bestämmer hur och varför personuppgifter behandlas. I många jurisdiktioner har den personuppgiftsansvarige huvudansvaret för efterlevnaden av tillämpliga dataskyddslagar.
• “Personuppgifter” syftar på information om en person eller som möjliggör direkt eller indirekt identifiering av en person, särskilt när det gäller identifierare som namn, personnummer, platsuppgifter, en online-identifierare eller en eller flera faktorer som är specifika till den personens fysiska, fysiologiska, genetiska, mentala, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.
• “Personuppgiftsbiträde” syftar på en person eller enhet som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning (annan än den personuppgiftsansvariges anställda).
• “Standardavtalsklausuler” avser mallar för överföringsklausuler som antagits av Europeiska kommissionen eller som antagits av en dataskyddsmyndighet och godkänts av Europeiska kommissionen.
• ”Tjänster” syftar på alla tjänster eller produkter som tillhandahålls av KLDiscovery.
• “UK GDPR” avser den allmänna dataskyddsförordningen som utgör en del av de lagar som är tillämpliga i Storbritannien med stöd av avsnitt 3 i European Union (Withdrawal) Act 2018, och som tillämpas och ändrats genom tillägg 2 i Data Protection, Privacy and Electronic Communications (Amendments etc) (EU Exit) Regulations 2019 (SI 2019/419) eller i ändrad lydelse enligt andra lagar som är tillämpliga i Storbritannien).

1 januari 2022