Ontrack Datarecoveryn lokakuussa 150 saksalaiselle IT-työntekijälle tekemän kyselyn tuloksista käy selvästi ilmi, että useiden yritysten IT-osastot ovat todella ylikuormitettuja ja että häiriöihin ja tietojen katoamiseen johtavat virheet ovat yleistymässä. 77 prosenttia vastaajista piti itseään ylikuormitettuna. Ei siis ole ihme, että 84 prosenttia yrityksistä kertoo kadottaneensa tietoja vältettävissä olleiden virheiden takia.

Nämä kommentit ovat linjassa oman käytännön kokemuksemme kanssa. Havaintojemme perusteella kolme yritysten yleisimmin tekemää, tietojen katoamiseen johtanutta virhettä ovat:

1. Hätäinen puhdistus ja puutteellinen dokumentointi Kuten kyselyyn vastanneetkin valittivat, yksi pääsyy sille, että tietojen katoamista ylipäätään tapahtuu, on ajanpuute. Joka toisella IT-työntekijällä ei ole aikaa toimintatapojensa ja prosessiensa säännölliseen dokumentointiin. Pitkällä aikavälillä näin toimiminen kuitenkin kostautuu kalliisti. Usein on mahdotonta jäljittää jälkeenpäin, milloin ja minne mitäkin tietoja on tallennettu. Tämä tekee ennen kaikkea myös tietojen palauttamisesta vaikeampaa. Jos ei voida selvittää, mitä tarkkaan ottaen tapahtui, palautusprosessista tulee monimutkaisempi ja kalliimpi, muun muassa siksi, että tietojen palauttamisen asiantuntijoiden on etsittävä datajälkiä useista kohteista sen sijaan, että he voisivat keskittyä saman tien oikeaan paikkaan.
2. Työskentelyn jatkaminen vioittuneella palvelimella tietojen tuhoutumisen jälkeen Yritysten IT-työntekijät huomaavat usein, että palvelimelta ei löydy joitakin tietoja, joiden pitäisi olla siellä. Tavallisesti tällaisissa tapauksissa palvelin pitäisi saman tien lukita ja eristää ja sen nykyinen tietokanta jäädyttää. Usein näin ei kuitenkaan toimita, koska ei ole olemassa toista palvelinympäristöä, jolla työskentelyä voitaisiin jatkaa sillä aikaa kun asiantuntijat suorittavat tietojen palautuksen. Jos näin on, ja yritys jatkaa vioittuneen palvelimen käyttämistä, kadonneiden tietojen palauttamiselle tärkeät alueet tulevat ylikirjoitetuiksi. Tällöin vaarana on, että tiedot katoavat pysyvästi. Erityisen kohtalokasta on se, että tietojen katoaminen jää huomaamatta pitkäksi ajaksi, sillä silloin jatkuvasti suurempi määrä dataa ehtii tulla ylikirjoitetuksi eikä näin ollen ole enää pelastettavissa. Yritysten ei siksi tulisi pyrkiä välttämään (taloudellisia) kuluja, joita riittävä työvoima, varapalvelimet sekä kunnollinen varmuuskopiointijärjestelmä edellyttävät.
3. Varmuuskopiointikäytännöt eivät ole enää ajan tasalla Useilla IT-osastoilla ongelmana eivät ole pelkästään kyselyssäkin ilmi tulleet liian suuri työmäärä, stressi sekä niistä aiheutuvat virheet. Tämän lisäksi monessa yrityksessä ollaan nimittäin tuudittauduttu virheellisesti uskomaan tärkeiden tietojen olevan turvassa. Usein kuitenkin käy niin, että varmuuskopioituina ovat väärät tiedot kun taas oikeat tiedot itse asiassa ovatkin hukassa. Tutkimuksen mukaan joka kymmenes IT-osasto unohtaa luoda tai varmentaa tarvitsemansa varmuuskopiot. Vielä isompi riski on kuitenkin se, että varmuuskopiointiprosessin dokumentaatiota tai toimintaohjetta hätätilanteiden varalta ei ole luotu tai tarkistettu ajanpuutteen takia (49 ja 21 prosenttia vastaajista). Tämä muodostaa riskin, sillä jos vastuussa olevat henkilöt eivät tiedä, millaisiin hätätoimenpiteisiin heidän tulisi ryhtyä eivätkä saa vastausta kysymykseen hätätilanteiden toimintaohjeesta, seuraa tästä lähes väistämättä tietojen menetys. Jos kyseessä on erityisen tärkeä palvelin, tietojen menetys voi jopa koitua koko palvelimen kohtaloksi.

Loppuyhteenveto: palvelimen hätäinen puhdistus ilman asianmukaista dokumentointia, tietojenpalautusprosessin viivästyminen ja toimivan varmuuskopiointijärjestelmän puuttuminen – yleisiä tietojen katoamiseen johtavia virheitä, jotka ovat vältettävissä varsin helposti.

Näihin kolmeen virheeseen yhdistyy usein kuitenkin myös se seikka, että aiemmin vastuussa olleet työntekijät eivät enää ole töissä yrityksessä. Tällöin on menetetty pysyvästi sellaista tärkeää osaamista, joka on kipeästi tarpeen hätätilanteen tullessa vastaan. Ainoa tapa torjua tämä uhka on tehdä tietojenkatoamissimulaatio ja tunnistaa näin mahdolliset ongelmat etukäteen. Valitettavasti IT-johtajat usein kuitenkin arastelevat testin vaatimaa vaivannäköä; tämä kuitenkin ainoastaan lykkää sitä myöhemmäksi, sillä sama vaiva on lopulta nähtävä kuitenkin tietojen palauttamisen yhteydessä.