Useimmat yritykset ottavat varmuuskopiot liiketoiminnalle tärkeimmistä tiedoista perinteiseen tapaan. Varmuuskopiointiin käytetään tavallisesti nauhakasetteja, jotka päätyvät lojumaan arkistokaappiin. Kunnes tietoja tarvitaan.

Monet tuntemistamme IT-tukihenkilöistä joutuvat silloin tällöin etsimään arkistoista jonkun tarvitsemat tiedostot nopeasti.

Säästöjä tehokkaalla tallennuksella

Tehokas tietojenkäsittely on ratkaisevassa asemassa yrityksen ydinliiketoiminnoille. Tietomäärät kasvavat vauhdilla joka vuosi ja sen myötä tallennustarpeet asettavat haasteita tarkkaan budjetoiduille IT-toiminnoille. Tässä yhtälössä joudutaan tasapainoilemaan kustannusten, riskien ja tehokkuuden välillä.

Niinpä varmuuskopiointiin ja tietojen arkistointiin panostaminen on harvoin etusijalla. Teknologian kehittyminen on mahdollistanut edullisemmat ja ympäristöystävällisemmät ratkaisut, jotka kuluttavat vähemmän energiaa ja säästävät tilaa konesaleissa.

Järjestelmäpäivitysten haasteet

Uusien järjestelmien käyttöönotossa on oltava tarkkana, ettei tietoja hävitetä tahattomasti. Tietojen konvertoinnissa erilaisia nauhaformaatteja voi olla useita. Varsinkin isommissa operaatioissa erilaisilta lukuongelmilta on vaikea välttyä. Sen takia on järkevää varautua myös mahdollisiin tiedonpelastustarpeisiin.

Ongelmat nauhakaseteissa

Magneettinauhat ovat herkkiä tallennusvälineitä. Alla tyypillisimpiä nauhoihin liittyviä ongelmia:

Vika laiteohjelmistossa

Vaikka ohjelmisto olisikin määritetty oikein, voivat erilaiset viat aiheuttaa tietojen korruptoitumista. Varmuuskopioiden laatu kannattaa testata.

Viat tallennusvälineissä

• Tekninen tai valmistusvika itse nauhassa
• Nauha vaurioitunut käytössä tai arkistoinnissa
• Nauhan lukuongelmat
• Loogiset virheet tiedostoissa, mikä estää niiden lukemisen

Inhimilliset virheet

Ihmiset ovat erehtyviä olentoja: nauhojen tahaton uudelleenalustaminen tai päällekirjoittaminen ovat tyypillisiä virheitä.

Vanhat järjestelmät

Vanhat tiedot on ajoittain konvertoitava uudempaan formaattiin tai siirrettävä uusille tallennusvälineille, jotta ne säilyisivät lukukelpoisina myös vastaisuudessa. Yrityksen taloushallinto ja tilintarkastajat tarvitsevat usein menneiden vuosien tietoja. Oikeudellisten prosessien ja yrityskauppojen yhteydessä tietojen saatavuus voi olla ratkaiseva tekijä. Ei ole tavatonta, että tarvittavat tiedot ovat ikivanhoilla nauhoilla ja niiden lukemiseen ja kirjoittamiseen käytetyt varmistusjärjestelmät on poistettu käytöstä jo kauan sitten.

Tulipalot ja vesivahingot

Yllättävät tapahtumat saattavat aiheuttaa tuhoja nauha-arkistolle. Tulipalo ja vesivahingot ovat tallennusvälineille kohtalokkaita.

Älä siis unohda varmuuskopioitasi kellariin. Ennaltaehkäisevät toimet maksavat itsensä takaisin silloin kun tiedoilla on todellinen tarve.