Magneettinauha on yhä luotettavin kaikista tallennusvälineistä. Sen käyttö voi kuitenkin osoittautua ongelmalliseksi, jos tietoja tarvitaan vuosikymmenten jälkeen. Tämän ovat huomanneet IT-järjestelmien ylläpitäjät, joiden vastuulla on huolehtia jatkuvasti kasvavista tietomääristä ja varmistaa tietojen arkistointi ja säilyminen 10, 20 tai useamman vuosikymmenen ajan lakiin, määräyksiin tai liiketoiminnan tarpeisiin liittyvistä syistä.

Usein nauhat ovat vielä tallessa, mutta niiden käyttöön tarvittava laitteisto ja alkuperäinen varmuuskopiointiohjelmisto puolestaan ei. Tällöin tietoihin pääsy on yritykselle hyvin haasteellista. Miten nauha-arkistojen kanssa tulisi toimia, jotta niistä pystytään lukemaan tietoa siinä melko epätodennäköisessä tilanteessa, että tiettyjä tiedostoja tarvitaan vuosikausien kuluttua?

Yrityksillä on itse asiassa vain kolme vaihtoehtoa:

Ensimmäinen: Kaikki tiedot säilytetään ja arkistoidaan. Tällöin arkistoitujen tietojen määrä kasvaa jatkuvasti, laitteistot ja ohjelmistot täytyy pitää käyttökuntoisina ja kaiken lisäksi on ylläpidettävä nauhoihin liittyvää osaamista.

Toinen: Tiedoista ei välitetä. Toisin sanoen nauhat säilytetään, mutta yritys ei pidä huolta siitä, että tarvittavat laitteet ja ohjelmistot ovat käytettävissä tarpeen vaatiessa. Tämä vaihtoehto on suuri riski yritykselle.

Kolmas: Nauhat ja niiden sisältö tarkistetaan säännöllisesti ja niistä pidetään huolta. Kun tietoja ei enää vaadita säilytettäväksi ja tiedostot ovat vanhentuneet, ne poistetaan varmalla ja turvallisella tavalla.

On selvää, että kolmas vaihtoehto on yritykselle turvallisin ja usein myös edullisin. Todellisuudessa yritykset kuitenkin päätyvät usein vaihtoehtoon kaksi. On helppo kuvitella, että näin vältetään kaikki kustannukset, kunhan kukaan ei pyydä tietoja ennen niiden vanhenemista.

Me Ontrackilla olemme kuitenkin nähneet useita tapauksia, joissa isotkaan yritykset eivät ole pystyneet toimittamaan ajoissa tai lainkaan nauhoille arkistoituja tietoja, joita on vaadittu liiketoimintaan, lakiin tai määräyksiin liittyvistä syistä.

Sama ongelma paljastui kolme vuotta sitten tekemästämme tutkimuksesta. Kysyimme 720:ltä IT-järjestelmän ylläpitäjältä, miten he käsittelivät arkistoituja nauhojaan. 24 prosentilla ei ollut nauhojen lukemiseen tarvittavaa laitteistoa ja ohjelmistoa, 25 prosenttia ei tiennyt nauhojen sisältöä ja 22 prosenttia myönsi, ettei tietoja pyydettäessäkään pysty hakemaan niitä nauhoilta.

Nykypäivän yrityksillä on kuitenkin kasvava tarve löytää luotettava tapa vastata nauhoilla olevia tietoja koskeviin tiedonpalautuspyyntöihin kohtuullisessa ajassa.

Miten hallita ja palauttaa tietoa nauhoista, kun tarvittavat välineet on jo hävitetty?

Me Ontrackilla olemme vuosien varrella nähneet useita tapauksia, joissa yrityksessä ei ole pystytty lukemaan tietoa nauhoilta, koska tarvittavasta laitteistosta on puuttunut osia tai laitteisto on puuttunut kokonaan. Tällaisissa tilanteissa tarjoamme asiakkaillemme heidän tarpeitansa vastaavan avaimet käteen -palvelun. Jos asiakkaalla on arkistossaan paljon nauhoja, mutta laitteisto puuttuu, nauhapalvelumme koostuu seuraavista osista:

1. Toimivuusselvitys

Ensimmäisessä vaiheessa nauha-asiantuntijamme testaavat ja tarkistavat asiakkaan nauhojen kunnon ja luettavuuden pistokokein. Jos nauhat eivät ole lukukelpoisia, tarkistamme, voiko ne korjata ja voiko tietoja lukea aiemmin käytössä olleella varmuuskopiointiohjelmistolla.

Esimerkiksi Tivoli Storage Managerin varmuuskopioimat nauhat ovat täysin eri asia kuin Commvaultilla varmuuskopioidut nauhat. Sen takia insinööriemme on tarkistettava, millä varmuuskopiointiohjelmiston versiolla ja millä nauhurilla tiedot voidaan lukea.

Jos Ontrackin tiedonpalautusinsinöörit pystyvät lukemaan tai korjaamaan nauhat, on seuraavaksi määritettävä

2. Tarpeisiin sopiva hallintaratkaisu

Kuten sanottu, jokaisella yrityksellä on omat syynsä siihen, miksi ja milloin arkistoituja tietoja tarvitaan. Yhtä yhteistä, jokaiselle asiakkaalle sopivaa nauhojen hallinta- ja tiedonpalautusratkaisua ei siis ole. Joillekin yrityksille sopii paremmin, että heillä on Ontrackin kanssa pitkäaikainen sopimus tietojen palauttamisesta nauhoista. Sopimukseen voi kuulua esimerkiksi tietty määrä nauhoja ja teratavuja. Ja se on vain yksi mahdollinen tapa, jolla yritys voi varmistaa nauhoihin arkistoitujen tietojensa saatavuuden.

Jollekin toiselle yritykselle se ei ole sopiva ratkaisu, vaan heidän ainutlaatuisiin tarpeisiinsa tarvitaan toisenlainen lähestymistapa. Tulevassa artikkelissa esittelemme toisen Ontrackin tarjoaman nauhapalvelun, joka voi täyttää monien yritysten tarpeet.

Suosittelemme yrityksiä, joilla on ongelmia lukea tietoja vanhoista arkistonauhoistaan, keskustelemaan tarpeistaan ja mahdollisista ratkaisuvaihtoehdoista nauhojen käsittelyyn erikoistuneen palveluntarjoajan, kuten Ontrack, kanssa. Lisätietoa Ibas Ontrackin nauhapalveluista: auditointi ja luettelointi sekä tietojen palautus. Luemme tietoa sekä ehjistä että vaurioituneista nauhoista.