Tiedonhävityslaadun varmennus: Mihin sitä tarvitaan?

Kirjoitimme äskettäin blogissamme erilaisista tiedonhävitysmenetelmistä. Useimmissa organisaatioissa on käytössä teknisiä ratkaisuja ja ohjeistuksia tietojen hävittämiseen, mutta kuinka voidaan olla varmoja, että käytettävät menetelmät ovat niin luotettava, että jokainen jälki sähköisistä tiedoista häviää lopullisesti? Tiedonhävityslaadun varmennus antaa vastauksen menetelmienne luotettavuuteen; onko menetelmä jo toimiva vai tarvitaanko siihen parannuksia ja miltä osin.

Mitä tiedonhävityslaadun varmentaminen tarkoittaa?

Kun yrityksissä kierrätetään tai poistetaan käytöstä tallennusvälineitä, tiedonhävityslaadun varmennus antaa varmuuden siitä, että käytetyt tiedonhävitysmenetelmät todellakin hävittävät tiedot 100 % luotettavasti.

Tiedonhävityslaadun varmennuksessa tuotetaan kirjallinen raportti, joka sisältää yksityiskohtaista tietoa organisaation tiedonhävitysprosessin toimivuudesta. Raportissa kerrotaan yksityiskohtaisesti, ovatko kaikki tiedot hävinneet tallennusvälineestä lopullisesti vai onko siihen jäänyt vielä luettavaa tietoa, mihin ja minkälaista. Tulosten perusteella yrityksessä voidaan arvioida käytössä olevien tiedonhävitysmenetelmien riittävyyttä ja mahdollisia kehityskohteita.

Varmuus vai epätietoisuus?

Tieturva on meille kaikille tuttu ja kuuma puheenaihe mediassa. Yritykset toimivat jatkuvan paineen alla ja ovat huolissaan tietovuotoriskeistä ulkopuolisille tahoille tavalla tai toisella. Monet yritykset ympäri maailmaa vastaanottavat asiakkailtaan kyselyitä ja pyyntöjä osoittaa kolmansien osapuolien todistuksilla, että heidän tiedonhävityskäytäntönsä ovat asiamukaisia ja toimivia. Yritysten tiedonhävityslaadun varmennus on tulossa myös osaksi yritysten due diligence -prosessia, jolla voidaan osoittaa, että tietoturva on tietojen hävittämisen osalta toteutettu luotettavasti.

Tiedonhävityslaadun varmennuspalvelut ovat välttämättömiä, jotta voidaan taata tietojen lopullinen poistaminen kierrätettävistä ja käytöstä poistettavista laitteista. Organisaatiot, joissa varmennusta ei ole tehty, elävät epätietoisuudessa tiedonhävitysmenetelmiensä toimivuudesta ja saattavat tietämättään jättää arkaluonteiset tietonsa alttiiksi tietoturvarikkomuksille.

Vaikka yrityksenne olisi ulkoistanut laitteiden ylläpidon ja tiedonhävitystyön palveluntarjoajalle, se ei poista tarvetta tietää missä, milloin ja minkälaisilla menetelmillä tiedonhävitys oikeasti suoritetaan. Kyseessä ovat teidän yrityksenne tiedot, joten teidän on syytä myös varmistaa, että käytetyt menetelmät ovat 100 % luotettavia ja täyttävät kaikki teidän vaatimuksenne. Voitte perustellusti pyytää palveluntarjoajaltanne todistusta tiedonhävityslaadun varmennuksesta.

Tiedonhävityslaadun varmennuspalvelut eivät ainoastaan arvioi tiedonhävitysprosessin toimivuutta, vaan voivat tarjota organisaatiolle myös kirjallisen todistuksen tietojen tuhoamisesta.

Miten tiedonhävityslaadun varmennus on toteutettu?

Varmennuspalvelu kattaa yksinkertaistetusti seuraavat vaiheet:

1. Tallennusvälineen valmistelu – Pyydämme asiakasta täyttämään tallennusvälineen, jolle varmennus halutaan tehdä, ennalta määrätyllä merkkijonolla.
2. Tietojen hävittäminen, toisin sanoen tallennusvälineen tyhjennys – Asiakas suorittaa tallennusvälineelle tietojen hävittämisen omilla käytössä olevilla menetelmillään. Ibas Ontrack voi suorittaa tämän vaiheen asiakkaan pyynnöstä.
3. Analyysi – Tallennusvälineelle suoritetaan Ibas Ontrackin laboratoriolla perusteellinen analyysi, jossa etsitään mahdollisia tietojäännöksiä.
4. Raportti – Laadimme asiakkaalle kirjallisen loppuraportin, jossa kuvataan prosessi ja analyysin löydökset yksityiskohtaisesti.

Miksi on järkevää varmentaa tiedonhävityslaatu?

Kun hyödynnät tiedonhävityslaadun varmennusta, eliminoit tietovarkaudet ja vahingossa tapahtuvat tietovuodot kierrätettävien ja käytöstä poistettavien tallennusvälineiden mukana. Varmennuspalvelu vahvistaa myös sen, että sinulla on kontrolli yrityksen sisäisistä tiedoista ja eväät hallinnollisten vaatimusten täyttämiseen nopeasti ja tehokkaasti. Tiedonhävityslaadun varmennuspalvelu on hyödyllinen kun tiedonhävityskäytännöiltänne edellytetään:

• Aukoton käsittelyketju
• Vaativa tietoturvapolitiikka
• Hallinnollinen tiedonhävitystodistus
• Tietojen hävittäminen viranomaisstandardien mukaisesti

Kaiken kaikkiaan tiedonhävityslaadun varmennus on palvelu, jota organisaatioiden tulisi harkita varmistaakseen, että heidän tiedonhävitysmenetelmänsä ovat 100 % luotettavia. Nykyajan digitaalisessa maailmassa organisaatiot eivät voi olla liian varovaisia arkaluonteisten tietojensa suojaamisessa - ovat ne sitten asiakkaiden tietoja tai yrityksen omia.