EMC:n ja IBC:n tutkimuksen mukaan ”tietouniversumi” kaksinkertaistuu kahden vuoden välein. Vuoteen 2020 mennessä maailmanlaajuinen tallennetun tiedon määrä saavuttaa 44 miljonaa zetatavua, kun se tällä hetkellä on noin 4,4 miljoonaa zetatavua. Tutkimuksen mukaan kasvun takana ovat pääasiassa yritykset: Niiden toiminta muodostaa jopa 85 % valtavasta kasvutahdista. Mm. tietojen kerääminen, yhdisteleminen ja arviointi asiakassuhteiden sekä liiketoiminnan puitteissa ovat syynä tähän kehitykseen. Edellä mainitun lisäksi yrityksillä on paljon sisäiseen käyttöön tarkoitettua tietoa, kuten markkinatutkimuksia ja henkilöstöön liittyviä tietoja.

Toisaalta, useimmissa länsimaissa yrityksille on asetettu lainsäädännössä rajat tietojen keräämiselle. Esimerkkejä tästä ovat USA:n Federal Data Protection Act, Iso-Britannian ”The UK Data Protection Act” ja ”Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)”, ”The Fair and Accurate Credit Transaction Act (FACTA)" sekä "Payment Card Industry Data Security Standard (PCIDSS)". Nämä lait asettavat oikeudellisen toimintakehyksen henkilötietojen lainmukaiselle keräämiselle ja käsittelylle. Ensi vuonna voimaan astuva uusi lainsäädäntö tulee asettamaan entistä tiukemmat vaatimukset henkilötietojen käsittelymenetelmille ja tarpeettomien tietojen hävittämiselle. Koko Euroopan kattavaa lakia kutsutaan nimellä “European Privacy Basic Regulation”. Monissa maissa tullaan vielä säätämään uusia lakeja, jotka sisältävät alakohtaisia säännöksiä (esim. lentoliikenne, ydinvoima, terästeollisuus, rahoituslaitokset jne.). Kaiken tämän lisäksi yrityksillä on omia entistä tarkempia vaatimuksia ja sääntöjä tietojen tuottamiselle, käsittelylle ja säilyttämiselle.

Tietoteknisten laitteiden ja erityisesti tallennusvälineiden määrän lisääntyminen vaikuttavat tietojen säilyttämis- ja hävittämiskustannuksiin. Erityisesti pk-yrityksissä tietojen hävittämisen kustannuksia pidetään usein liian korkeina, vaikka tietojen hävittämisen tulisi olla kiinteä osa yrityksen tietojen hallintaa. Tietojen hävittämisessä on huomioitava asianmukaisen raportoinnin lisäksi myös mahdollisuudet yksittäisten tiedostojen ja virtuaalilevyjen tuhoamiseen kokonaisten tallennusvälineiden ohella.

Ontrack Hosted Erase -palvelumme tarjoaa tähän vaivattoman ratkaisun. Sen avulla yrityksen tietojen hävittäminen hoituu helposti pilvipohjaisessa palvelussa. Hosted Erasen helpon verkkokäyttöliittymän avulla järjestelmäylläpitäjät voivat hoitaa tietojen hävittämisen raportoinnin, lisensoinnin ja analysoinnin. Hallintakonsolissa voidaan myös seurata ylikirjoituslisenssien käyttöä. Lain edellyttämät yksityiskohtaiset ja sertifoidut raportit luodaan jokaisesta tallennusvälineen turvatyhjennyksestä. Niitä voidaan käyttää oikeudellisena todisteena, sisäisissä tutkinnoissa tai muissa konfliktitilanteissa. Hosted Erase mahdollistaa myös tietojen hävittämisen paremman organisoinnin esimerkiksi asiakkaiden ja osastojen mukaan, mikä helpottaa kirjanpitoa ja sisäistä työnjakoa.

Ontrack Hosted Erasen etuna on, ettei yrityksen tarvitse ylläpitää omaa hallintajärjestelmää ja arkistoa. Hosted Erase toimii Ibas Kroll Ontrackin palvelinkeskuksessa, joka täyttää tiukat turvallisuusvaatimukset. Jos yritys haluaa toteuttaa vastaavan palvelun itse, sen on rakennettava toimiva Microsoft Server- ja Microsoft SQL -järjestelmiin pohjautuva infrastruktuuri alusta asti omin neuvoin.

Mitä suurempi laitekanta yrityksellä on, sitä enemmän laskentatehoa ja tallennustilaa sen palvelimilta vaaditaan. Ontrack Hosted Erase -palvelu ei edellytä asiakkaalta mitään laite- tai ohjelmistoinvestointeja ja se on asiakkaidemme käytettävissä vuorokauden ympäri missä tahansa internet-yhteyden päässä. Sen avulla myös pk-yritykset selviävät tietojen hävittämisurakastaan helposti omin avuin. IT-palveluntarjoajat voivat hävittää tiedot asiakkaidensa puolesta ilman huolia asiakasyritysten ohjelmistojen ja laitteistojen ongelmista.

Hosted Erase -pavelu on saatavilla suoraan Ibas Kroll Ontrackilta ja valituilta yhteistyökumppaneiltamme.