Ontrackin nauha-asiantuntijoiden palveluiden kysyntä on kasvanut maailmanlaajuisesti viimeisten kuukausien aikana. Asiantuntijoiden mukaan monilla yrityksillä on säilytyksessään paljon arkistoituja tietoja sisältäviä nauhoja. Eikä ihme, sillä nauhojen tiedetään säilyttävän tietoa ja tiedostoja hyvin pitkiä aikoja. Monissa tapauksissa Ontrackin tiedonpalautuslaboratoriot ovat vastaanottaneet jopa 40 vuotta vanhoja nauhoja, joilta on yhä löytynyt tietoa.

Tarve tietojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen ei ole katoamassa. Nauhalla on yhä paikkansa muistimarkkinoilla. Se on varsin edullinen vaihtoehto tietojen pitkäaikaiseen säilytykseen verrattuna muihin tallennusvälineisiin, kuten HDD- tai SSD-levyihin tai jopa pilvipalveluihin kun huomioidaan myös laitteiden ja ohjelmistojen ylläpitokustannukset aina tietojen elinkaaren loppuun saakka.

Monet yritykset kohtaavat ongelmia niiden nauhojen kanssa, joita ne käyttivät tiedon tallentamiseen vuosia sitten. Kymmenen, kahdenkymmenen tai kolmenkymmenen vuoden jälkeen yritysten arkistoista löydetään kasoittain nauhoja, joiden sisällön lukemiseen tarvittavia välineitä ja osaamista ei ole enää yrityksen käytössä.

Ontrackin kolme vuotta sitten tekemän tutkimuksen mukaan keskimäärin lähes 25 % kaikista IT-järjestelmien ylläpitäjistä Saksassa, Itävallassa ja Sveitsissä ei tiennyt yrityksensä arkistoitujen nauhojen sisältöä. Monissa tapauksissa heillä ei myöskään ollut tarvittavaa laitteistoa, kuten nauhureita, kaapeleita ja oikeita ajureita laitteiston pyörittämiseen, eikä liioin vanhaa varmuuskopiointiohjelmistoa tai vanhaa käyttöjärjestelmää nauhalaitteiston ja nauhojen käyttämiseen.

Useimmiten vaaditut välineet oli hävitetty lopullisesti – joko tarkoituksella, koska yritys halusi leikata ohjelmiston lisenssikuluista ja/tai tarvittujen asiantuntijoiden palkoista, tai koska yritys vain päätti hankkiutua eroon kaikista nauhalaitteistoista ajatellessaan, ettei nauhoille olisi enää tarvetta ennen tietojen vanhenemista. Joka tapauksessa nykypäivän järjestelmäylläpitäjillä on käsissään laatikoittain nauhoja, joita he eivät pysty lukemaan.

Ongelmia syntyy, kun vuosikymmeniä vanhoja arkaluonteisia tietoja tarvitaan oikeudellisista tai liiketoiminnallisista syistä. Esimerkkinä voi ajatella oikeusjuttua sähkö- tai liikennöintialalla, jossa voimalaitoksen tai lentokoneen tekniset tiedot tarvitaan pienellä varoitusajalla, mutta nauhoja ei pystytä lukemaan.

Miten yritykset voivat varmistaa, että nauhoja voi lukea tulevaisuudessakin?

Ontrackin nauha-asiantuntijat ovat nähneet monta tapausta, joissa yritykset eivät ole saaneet tietojaan käyttöön kohtuullisessa ajassa. Jotta et itse joutuisi samanlaiseen tilanteeseen, voit noudattaa yhtä seuraavista asiantuntijoiden vinkeistä:

1. Säilytä varmuuskopiointiohjelmisto ja -laitteisto käyttökunnossa niin kauan kuin tietoja pitää säilyttää lain tai määräysten mukaan. Tähän kuuluu myös lisenssien ja vuosittaisten huoltokustannuksen maksaminen sekä kokeneiden asiantuntijoiden palkkaaminen tuleviksi vuosiksi.
2. Käytä kaupallista työkaluohjelmistoa, jonka avulla voit siirtää tai migroida tiedostot vanhoista nauhasukupolvista uudempiin tai muihin varmuuskopiointiohjelmistoihin ja/tai nauhaformaatteihin. Myös tämä vaihtoehto vaatii lisenssien ja vuosittaisten ylläpitokustannusten maksamista sekä osaavan henkilökunnan pitämistä kunnes tietoja ei enää tarvita.
3. Käytä palveluntarjoajaa nauhojen kuljetuksiin ja säilyttämiseen asianmukaisissa tiloissa, joista ne ovat saatavissa aina tarvittaessa. Tämäkin vaihtoehto tarkoittaa kuukausittaisia tai vuosittaisia maksuja nauhojen säilyttämisestä ja lisäksi palvelumaksua nauhojen noutamisesta, tiedostojen lukemisesta ja siirtämisestä takaisin arkistointitiloihin silloin kun tiedoille on tarvetta.

Koska kaikista kolmesta vaihtoehdosta muodostuu kustannuksia, joita yritykset voivat pitää liian kalliina tai tarpeettomina, kaikki eivät halua turvautua niihin. Tällöin yrityksen kannattaa tilata nauhoihin erikoistuneelta tiedonpalautus- ja tiedonhallinta-asiantuntijalta, kuten Ibas Ontrack, nauhojen sisältöjen luettelointi. Kun tietoja tarvitaan, tiedetään miltä nauhalta tai nauhoilta tarvittavat tiedot löytyvät.

Jos et tarvitse tietoja nauhoistanne ennen niiden vanhenemista, olet onnekas. Jos taas joskus tarvitset tietoja, tiedät varmuudella millä nauhalla tai nauhoilla tiedot ovat ja voit pyytää Ibas Ontrackia lukemaan ja palauttamaan tarvittavat tiedostot.

Lisätietoa Ibas Ontrackin nauhapalveluista osoitteessa https://www.ibas.com/fi/nauhojen-auditointi-ja-luettelointi/