Jokainen organisaatio tarvitsee toipumissuunnitelman

torstai 7. heinäkuuta 2022 - Ontrack-tiimi

Yritykset ovat yhä riippuvaisempia teknologiasta, tiedoista ja IT-infrastruktuuristaan, joten järjestelmävirheiden ja toimintakatkosten vaikutus on suurempi kuin koskaan.

Kun odottamaton tapahtuma tai häiriötilanne sattuu kohdalle, se voi pysäyttää liiketoiminnan äkillisesti. Tämä voi vaikuttaa kielteisesti paitsi yrityksen talouteen, myös sen maineeseen. Siksi on tärkeää, että yritys toipuu häiriöstä ja palaa normaaliin toimintaan mahdollisimman pian.

Avain ennakoimattomien tilanteiden tehokkaaseen hallintaan on kattava, hyvin laadittu toipumissuunnitelma. Suunnitelman puuttumisen riskinä ovat taloudelliset kustannukset, maineen menetys ja yrityksen asiakkaille aiheutuvat riskit.

Mikä on toipumissuunnitelma?

Toipumissuunnitelma on liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman keskeinen osa. Se on muodollinen asiakirja, jossa kuvataan yksityiskohtaiset toimintaohjeet yrityksen IT-toimintojen häiriötilanteisiin. Tällaisia voivat aiheuttaa muun muassa:

Miksi toipumissuunnitelma kannattaa laatia?

Toipumissuunnitelman tarkoituksena on:

  • minimoida häiriöstä aiheutuva haitta liiketoiminnalle
  • minimoida häiriöiden ja vaurioiden laajuus
  • rajoittaa katkoksen aiheuttamia taloudellisia vaikutuksia
  • suunnitella ja dokumentoida vaihtoehtoiset toimintatavat etukäteen
  • varmistaa, että tiimin jäsenet tuntevat hätäprosessit ja -menettelyt
  • mahdollistaa toiminnan palautuminen normaaliksi mahdollisimman nopeasti.

Toipumissuunnitelman perimmäisenä tarkoituksena on varmistaa, että yrityksen IT-osasto saa palautettua tietojärjestelmän toiminnan ja tiedostojen saatavuuden vähintään liiketoiminnan edellyttämälle minimitasolle.

Toipumissuunnitelma on välttämätön kaikenlaisille yrityksille niiden koosta ja toimialasta riippumatta.

Odottamattomasta toimintakatkoksesta johtuva häiriö voi aiheuttaa mainehaittaa, sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien tyytymättömyyttä sekä tulonmenetyksiä. Mitä pidempi aika palautumiseen kuluu, sitä suuremmat ovat häiriön vaikutukset.

Perusteellinen toipumissuunnitelma ei estä katastrofien syntymistä, mutta se mahdollistaa organisaation nopean toipumisen ja minimoi haitat.

Mitä toipumissuunnitelman tulisi sisältää?

Jokainen organisaatio käyttää tietotekniikkaa omalla tavallaan, joten ei ole olemassa yhtä kaikille sopivaa toipumissuunnitelmaa. Toipumissuunnitteluun kuuluu yrityskohtaisten prosessien ja jatkuvuustarpeiden analysointi.

Toipumissuunnitelma perustuu yleensä riskianalyysiin, liiketoiminnan vaikutusanalyysiin ja toipumistavoitteisiin.

Useimmat onnistuneet IT-järjestelmän toipumissuunnitelmat rakentuvat seuraavien osioiden ympärille:

Liiketoiminnan vaikutusanalyysi

Tämä osa suunnitelmaa auttaa tunnistamaan yrityksen toiminnan kannalta välttämättömät IT-palvelut ja niiden keskeytymisen vaikutukset liiketoimintaan. Siinä tarkastellaan myös liiketoiminnan tarpeita käytettävyyden, palautusaikojen, varmuuskopioinnin, tietojen eheyden ja tietojen luottamuksellisuuden suhteen.

Häiriönsietoanalyysi

Liiketoiminnan vaikutusanalyysia seuraava häiriönsietoanalyysi varmistaa, että yrityksen häiriönsietokyky on oikealla tasolla tukemassa liiketoiminnan jatkuvuutta. Liian alhainen häiriönsietokyky on riski, kun taas ylimitoitettu häiriönsietokyky on tarpeeton kustannus.

Viestintä ja yhteystiedot

Viestintä on avainasemassa kaikissa häiriötilanteissa. Toipumissuunnitelman tulee sisältää avainhenkilöiden ja tärkeimpien ulkoisten yhteyshenkilöiden yhteystiedot. Varmista, että kaikki tiedot ovat ajan tasalla, ja että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät oman roolinsa suunnitelman toteuttamisessa.

Sovellustiedot

Kattava luettelo kaikista ohjelmistosovelluksista ja tieto siitä, ovatko ne toiminnan kannalta kriittisiä vai eivät.

Laitetiedot

Kattava luettelo kaikista yrityksen laitteista, mukaan lukien niiden valmistaja, malli, sarjanumero ja hinta sekä tieto siitä, ovatko ne omia vai vuokrattuja.

Palautusmenettelyt

Mahdollisia riskejä varten suunnitelman on sisällettävä tiedot valmistelluista palautusmenettelyistä. Menettelyissä on lueteltava:

  • Skenaariot
  • Mahdolliset syyt
  • Vaarantuneet IT-palvelut ja tiedot
  • Mahdolliset vaikutukset
  • Ennaltaehkäisevät toimenpiteet
  • Toimintasuunnitelma
  • Keskeiset yhteyshenkilöt

Versiohistoria

Luettelo suunnitelmaan tehdyistä tarkistuksista ja niiden päivämäärät.

Nämä ydinelementit varmistavat, että suunnitelman avulla voidaan ratkaista häiriötilanteet nopeasti, minimoida seisokit sekä rajoittaa mainehaittoja ja taloudellisia vahinkoja.

Onnistuneen toipumissuunnitelman laatiminen

Kun laadit toipumissuunnitelmaa yrityksellesi, pidä mielessä seuraavat asiat suunnitelman toimivuuden varmistamiseksi:

Suunnitelman tulee kattaa laaja kirjo mahdollisia häiriötilanteita

Laitteistoviat, luonnonkatastrofit, tietoverkkorikollisuus, inhimilliset virheet... on tärkeää, että suunnitelmasi kattaa laajan joukon mahdollisia häiriötapauksia sen sijaan, että keskittyisit vain yhteen häiriötyyppiin.

Koko tiimi mukaan

Toipumissuunnitelmaa laadittaessa on tärkeää ottaa työhön mukaan mahdollisimman monta työntekijää yrityksen eri osastoilta. Näin varmistetaan, että mahdolliset ongelmat ja haavoittuvuudet tunnistetaan kaikista näkökulmista ja varmistetaan, että suunnitelma on mahdollisimman vedenpitävä.

Testaa, testaa, testaa

Toipumissuunnitelma tulee testata perusteellisesti useita kertoja. Näin varmistetaan, että suunnitelma sopii tarkoitukseensa ja tuottaa parhaat tulokset siinä tapauksessa, että se on pantava täytäntöön. 

Pidä se ajan tasalla

Toipumissuunnittelu ei pääty siihen, kun olet saanut valmiiksi alkuperäisen suunnitelmasi. Muutoksia tapahtuu jatkuvasti sekä yrityksesi ohjelmistoissa ja laitteissa että uhkien suhteen. On siis tärkeää tarkistaa ja päivittää suunnitelmaa jatkuvasti.

Pidä se yksinkertaisena

Toipumissuunnitelman ei tarvitse olla satoja sivuja pitkä. Useimmille yrityksille riittää yksinkertainen 2–10-sivuinen asiakirja. Jos suunnitelmasta tulee pitkä, koska sen tulee kattaa useita määräyksiä, siitä kannattaa laatia työntekijöille jaettava lyhennetty versio, joka keskittyy työntekijöiltä vaadittuihin toimenpiteisiin.

Lataa IT-järjestelmän toipumissuunnitelman mallipohjamme

Laatimamme IT-järjestelmän toipumissuunnitelman mallipohja sisältää suunnitelman rakennuspalikat. Se auttaa yritystäsi hahmottamaan, mitä toimenpiteitä normaaliin toimintaan palaaminen edellyttää yrityksesi tietojen ja IT-infrastruktuurin vaurioituessa.

Lataa IT-järjestelmän toipumissuunnitelman mallipohjamme nyt toipumissuunnitelman mallipohjamme nyt tai ota meihin yhteyttä, jos haluat keskustella yrityksesi tarpeista. 

 

img_600x600_shirtontrack

Soita ja pyydä apua heti!