Monilla yrityksillä on vaikeuksia päästä tehokkaasti käsiksi vanhojen varmistusnauhojen ja nauha-arkistojen tietoihin. Tämä kävi ilmi emoyhtiömme Kroll Ontrackin tekemästä kyselytutkimuksesta, johon osallistui yli 700 IT-pääkäyttäjää ja -asiantuntijaa seitsemästä eri maasta.

30 %:lla vastaajista ei ole selkeää käsitystä, mitä tietoa nauhoille on tallennettu. Se on ongelmallista, koska nimenomaan näiltä henkilöiltä tietojen palautuksia pyydetään ja toisaalta laki asettaa vaatimuksia määrättyjen tietojen saatavuudelle.

30 %:lta vastaajista tietojen hakua ja palautusta pyydetään vähintään kuukausittain, 32 %:lta useita kertoja vuodessa. Vastaajista 22 % ilmoitti suoraan, ettei pysty täyttämään organisaationsa tiedonpalautusvaatimuksia, eikä tiedä tarkasti, mistä nauhasta mikäkin tieto löytyy.

Vanhat varmuuskopiot aiheuttavat haasteita

Yrityksistä 34 %:lla oli arkistossaan yli 100 varmistusnauhaa, joista noin kolmasosalla yli 500 nauhaa. Vastaavasti 55 % yrityksistä arkistoi yli 5 vuotta vanhoja varmistusnauhoja ja 21 % jopa yli 10 vuotta vanhoja nauhoja. Vaikkei nauhojen ikä yksistään johda tietojen menetyksiin, on todennäköistä, että pitkään käytettyjen nauhojen kuluneisuus, puutteelliset varastointiolosuhteet ja tarvittavien laitteiden ja ohjelmistojen puute aiheuttavat päänvaivaa tietojen palauttamisessa.

Tavallisimmat ongelmat:

• 43 % vastanneista piti varmuuskopioitujen tietojen lukemista liian vaikeana tai aikaa vievänä
• 24 %:lla ei ole tarvittavaa varmistusjärjestelmää enää käytössään
• 18 % yrityksistä piti vanhojen varmistusjärjestelmien ylläpitämistä liian kalliina
• 7 % on todennut magneettisten tallennusvälineiden olevan fyysisesti vaurioituneita.

Tulokset osoittavat, että tarpeettomien harmien välttämiseksi vanhoista (legacy) nauha-arkistoista riippuvaisten yritysten on syytä kehittää toimintatapojaan ja menetelmiään tietojen hakemisessa ja palauttamisessa.

Tarvittavien tietojen paikallistamisen ja palautustoimenpiteiden tulisi vastata organisaatioiden ja viranomaisten tarpeita. Koska tietojen etsiminen nauha kerrallaan kuluttaa kohtuuttomasti aikaa, olisi mielekästä keskittää koko nauha-arkiston sisällysluettelon ylläpito yhteen helppokäyttöiseen työkaluun.  Lisätietoa Ibas Kroll Ontrackin vaihtoehdoista saat soittamalla numeroomme (09) 2727 210.